Свой почтовый сервер, Яндекс 360 или Google Workspace: что выбрать офису до 50 человек

Раз в пару месяцев мне звонит очередной директор и спрашивает: у нас 15-30 человек, почта висит на личных ящиках или на старой Zimbra, что делать. И каждый раз я вижу одну и ту же ошибку — сравнивают тарифы, а не риски. Тарифы у всех трёх вариантов примерно сопоставимы. Разница вылезает потом, когда что-то ломается, блокируется или утекает. Расскажу, как считаю это для клиентов на практике.

Три варианта, и почему сравнивать их по цене за ящик — ошибка

Смотрите, у нас у самих в ITfresh почта на mailcow — свой сервер, 22 домена, больше 200 ящиков, крутится на арендованном VPS в Германии за 12 900 рублей в месяц. Казалось бы, дёшево. Google Workspace на 30 человек по тарифу Business Standard обойдётся примерно в 1100 рублей за пользователя в месяц — это уже 33 000 рублей. Яндекс 360 для бизнеса — от 250 до 890 рублей за сотрудника в зависимости от тарифа, для 30 человек выйдет от 7 500 до 26 700 рублей. На первый взгляд свой сервер выигрывает вчистую.

Но за строкой «12 900 рублей в месяц» прячется целый пласт расходов, который клиенты не видят, пока сами не попробуют. Кто настраивает SPF, DKIM, DMARC, чтобы письма не улетали в спам у контрагентов на mail.ru и Яндексе? Кто следит за репутацией IP, если сервер попал в чёрный список RBL из-за одного взломанного пароля? Кто восстанавливает почту, если диск умер в 3 часа ночи? У нас на это есть дежурный админ и Veeam для бэкапов. У среднего офиса на 20-30 человек своего сисадмина в штате чаще всего нет вообще.

Поэтому первый вопрос, который я задаю клиенту — не «сколько стоит ящик», а «кто будет чинить почту, когда она сломается в пятницу вечером». Ответ на него определяет выбор процентов на 70.

Свой почтовый сервер: реальная стоимость владения

Разберём по-честному. VPS под почту для офиса на 30-40 человек — от 2 500 до 8 000 рублей в месяц в зависимости от объёма (mailcow с антиспамом и веб-мордой SOGo любит память, меньше 8 ГБ RAM брать не стоит). Плюс домен, плюс SSL — это копейки, Let's Encrypt бесплатно. Плюс резервное копирование на отдельное хранилище — ещё 1 000-2 000 рублей. Итого инфраструктура — тысяч 5-10 в месяц.

А дальше начинается настоящая статья расходов — обслуживание. У нас абонентское сопровождение такого сервера стоит от 15 000 рублей в месяц: мониторинг очереди писем, обновления безопасности, разбор жалоб «мне не пришло письмо от бухгалтерии», настройка DMARC-отчётов, борьба с попаданием в спам. Без этого свой сервер — бомба замедленного действия. У одного клиента (не буду называть, юрфирма на 25 человек) старый Postfix три года просто стоял без присмотра. В итоге сервер разослал спам через скомпрометированный пароль одного менеджера, домен попал в блэклисты Spamhaus, и две недели письма клиентам физически не доходили. Восстановление репутации домена — это не «переустановил и работает», это недели переговоров с провайдерами блэклистов.

Итого честная цена своего сервера для офиса 30-40 человек — 20 000-30 000 рублей в месяц с нормальным сопровождением. Это дороже Яндекса и сопоставимо с Google. Плюс: полный контроль, данные физически у вас (или у выбранного вами хостера), никаких блокировок аккаунта сторонним решением. Минус: вся ответственность на вас, и если сисадмин уволился и не оставил документацию — вы в заложниках у чёрного ящика.

Яндекс 360: дешевле, но не всё так просто с бизнес-функциями

Яндекс 360 для бизнеса — самый дешёвый вариант из трёх, и для многих небольших компаний этого достаточно. Тариф «Оптимальный» — 490 рублей за сотрудника в месяц, туда входит почта на своём домене, 100 ГБ на диске, календарь, Яндекс Документы. Для торговой компании на 15-20 человек, где почта нужна просто для переписки и счетов, это разумный выбор — 10 000 рублей в месяц, и голова не болит.

Но у Яндекс 360 есть особенность, которая всплывает не сразу: экосистема заточена под собственные форматы и интеграции, и если у компании завязана автоматизация на Google Apps Script, Google Sheets API или специфичные надстройки для 1С через Google-коннекторы — придётся переписывать. Я видел это у клиента-производителя мебели: у них вся логистика считалась в связке Google Sheets + скрипты, экспорт заявок с сайта шёл через Google Forms. Переезд на Яндекс потребовал переписать три интеграции, это заняло у нас три недели работы.

Второй момент — техподдержка. У Яндекса она есть, но по скорости реакции на серьёзный инцидент (например, массовая недоставка писем контрагентам) она объективно медленнее, чем у своего админа, который сидит с вами в одном чате. Для рутины это некритично, для форс-мажора — может быть больно. Плюс у Яндекса юрисдикция и хранение данных в РФ — для многих компаний, особенно работающих с гостайной или персональными данными по 152-ФЗ, это, наоборот, весомый плюс, а не минус.

Google Workspace: качество сервиса против рисков доступа

Google Workspace как продукт — по-прежнему эталон. Поиск по почте, склейка с Google Meet, Google Sheets с формулами, которые в Excel не сделаешь без плясок, стабильность на уровне девяток после запятой. Тариф Business Standard — около 1100-1300 рублей за пользователя в месяц с оплатой через партнёров (напрямую картой РФ сейчас не оплатить, это отдельная головная боль). Для 30 человек — 33 000-39 000 рублей в месяц.

И вот тут главный риск 2026 года — не деньги, а сама возможность оплаты и доступа. Прямая оплата российскими картами не работает уже несколько лет, платить приходится через посредников или зарубежные юрлица, а это дополнительная маржа 15-20% и риск, что завтра конкретный посредник перестанет принимать платежи. У меня был клиент — юрфирма на 40 человек, вся почта и календари на Google Workspace, — когда посредник, через которого они платили, внезапно закрылся. Три недели ушло на поиск нового канала оплаты, всё это время аккаунт висел на грани блокировки за неуплату.

Второй риск — блокировка аккаунта самим Google без объяснения причин, что бывает нечасто, но метко: если это происходит, доступа к почте, календарю и документам компания лишается разом и без предупреждения. Для компании, у которой вся деловая переписка, история с клиентами и договоры живут в почте пятилетней давности — это критично. Я всегда советую клиентам на Google Workspace обязательно настраивать резервное копирование почты на сторонний сервис (например, через IMAP-выгрузку раз в неделю) — это стоит копейки, но снимает риск полностью.

Сравнение рисков: спам-репутация, утечки, блокировки

Если раскладывать риски по полочкам, картина такая. У своего сервера главный риск — человеческий фактор и заброшенность: без регулярного администрирования сервер деградирует, попадает в блэклисты, становится дырой в безопасности. Зато нет риска внешней блокировки — никто не может одним днём отключить вам почту, кроме вас самих.

У облачных сервисов (что Яндекс, что Google) риск ровно обратный — техническая надёжность высокая, а вот зависимость от внешнего решения провайдера полная. Заблокировали аккаунт по формальному признаку, ошиблась автоматика антифрода, перестал работать способ оплаты — и всё, вы не читаете свою же почту, пока не разберётесь с поддержкой. У Яндекса это обычно решается за 1-2 дня через живую поддержку на русском, у Google — может тянуться неделями через тикеты.

Отдельно скажу про утечки. Свой сервер — это ваша ответственность за шифрование, обновления, файрвол. Забыли обновить Dovecot полгода — получите уязвимость. У облаков это делает провайдер, и у Google с Яндексом с этим объективно лучше, чем у 90% компаний, которые держат почту сами. Так что если у вас нет ресурса гонять патчи каждый месяц — облако безопаснее вашего собственного сервера, как бы обидно это ни звучало для айтишников старой школы.

Как я считаю экономику для клиента: кейс с цифрами

Возьмём реальный пример — стоматологическая клиника на 22 человека, до нас сидела на бесплатных ящиках mail.ru вперемешку, без единого домена. Посчитали три сценария на год вперёд. Свой сервер: VPS 6 000 руб/мес + сопровождение 18 000 руб/мес = 288 000 руб/год, плюс разовая настройка миграции 45 000 рублей. Яндекс 360 «Базовый»: 250 руб × 22 × 12 = 66 000 руб/год плюс наша разовая настройка 25 000. Google Workspace Business Starter: 700 руб × 22 × 12 = 184 800 руб/год плюс комиссия посредника примерно 15% = 212 500 руб, плюс настройка 30 000.

Клиника выбрала Яндекс 360 — и не потому что дешевле всех (хотя и поэтому тоже), а потому что вся переписка с пациентами и лабораториями персональные данные по 152-ФЗ, а хранение в российском контуре снимает вопросы с проверяющими. Экономия за первый год — больше 200 000 рублей против своего сервера, и это без учёта времени, которое пришлось бы тратить на разборки с блэклистами.

А вот у юрфирмы на 45 человек, которая ведёт международные сделки и половина переписки идёт с иностранными партнёрами через Google Docs с совместным редактированием, экономика сложилась в пользу Google Workspace, несмотря на комиссию посредника — потеря функциональности при переходе на другой сервис обошлась бы им дороже, чем переплата за оплату. Вывод простой: универсального ответа нет, есть ответ под конкретный профиль бизнеса и его переписки.

Что выбрать: моя матрица решения для директора

Если у вас до 20-25 человек, почта нужна для базовой переписки и документооборота, данные чувствительные (медицина, юриспруденция, госконтракты) — берите Яндекс 360. Дёшево, в российской юрисдикции, поддержка на русском языке отвечает быстро, а функциональности хватает с запасом для 95% задач малого офиса.

Если у вас команда завязана на Google-экосистему (маркетинг, разработка, международные партнёры, совместная работа в документах в реальном времени) и вы готовы мириться с рисками оплаты и потенциальной блокировки — Google Workspace всё ещё лучший инструмент по качеству, просто закладывайте отдельный бюджет на резервное копирование почты и имейте план Б на случай проблем с оплатой.

Свой сервер имеет смысл только в двух случаях: либо у вас в штате уже есть толковый системный администратор, которому это не в тягость и не last priority, либо у вас настолько специфичные требования к безопасности и контролю данных, что облако в принципе не рассматривается (например, гостайна или внутренние регламенты банка-партнёра). Во всех остальных случаях свой сервер — это красивая игрушка для айтишника и головная боль для директора, который через полгода узнает, что почта две недели не доходила до трёх ключевых клиентов, и никто не заметил.

Частые вопросы

Можно ли перенести почту с Google Workspace на Яндекс 360 без потери писем?
Да, стандартная миграция через IMAP переносит все письма, папки и контакты без потерь. У нас это занимает от одного до трёх дней на офис в 30 человек в зависимости от объёма ящиков, пользователи в момент переезда почти не замечают простоя, если всё настроено заранее.

Что делать, если Google заблокировал корпоративный аккаунт без объяснений?
В первую очередь подавать апелляцию через форму поддержки Google и параллельно поднимать резервную копию почты, если она у вас настроена — без бэкапа вы полностью зависите от скорости ответа поддержки, а это может быть от нескольких дней до нескольких недель. Именно поэтому я всегда настаиваю на еженедельной IMAP-выгрузке почты в отдельное хранилище для всех клиентов на Google Workspace.

Нужен ли свой почтовый сервер, если у нас уже есть свой сервер для 1С и VPN?
Необязательно, и чаще всего не стоит. Почтовый сервер требует отдельной экспертизы — репутация IP, антиспам, DKIM/DMARC — это не то же самое, что администрировать 1С или VPN, и совмещать их на одном железе без выделенного специалиста рискованно. Дешевле и надёжнее вынести почту в облако, а свой сервер оставить под то, что реально требует локального контроля.

Сколько по времени занимает переход на новый почтовый сервис для офиса на 30-40 человек?
От настройки домена, SPF/DKIM/DMARC и миграции писем до полного переезда с обучением сотрудников обычно уходит одна-две недели. Основная задержка не техническая, а организационная — согласование смены пароля у каждого сотрудника и переключение почтовых клиентов на телефонах, поэтому мы всегда закладываем несколько дней на плавный параллельный запуск.