Доменная почта на хостинге вместо облачного сервиса: что вы получаете, чем рискуете и как проверить провайдера

Почта на хостинге сайта кажется бесплатной, пока соседний взломанный сайт не отправит ваш IP во все чёрные списки. Почта на домене компании есть почти у каждого хостинга сайтов, и после сбоев облачных сервисов многие смотрят на неё как на быстрый запасной вариант. Доменная почта на хостинге действительно проста и дёшева, но это тоже чужой сервер — общий, с сотнями чужих доменов на том же IP-адресе. Разбираем, что вы получаете, чем рискуете и как проверить хостинг-провайдера, прежде чем доверить ему переписку компании.

Хостинг — это тоже чужой сервер

Почта на хостинге отличается от облачного сервиса масштабом, но не принципом. Письма лежат на сервере провайдера, копии делаются по его правилам, восстановление — в его порядке и с его скоростью. Если у провайдера авария, вы ждёте так же, как ждали облако. Иногда дольше: у небольшого хостинга меньше резервных площадок, а почта для него — дополнительная услуга к сайтам, а не основной продукт.

Это не значит, что почта на хостинге всегда плоха. Для маленькой компании с небольшой перепиской это бывает разумным компромиссом. Но важно понимать, что вы покупаете, и проверить провайдера до того, как переносить туда почту.

Общий сервер — общая беда

На виртуальном хостинге ваша почта живёт на одном сервере и одном IP с сотнями чужих сайтов. Один из них взломали — с сервера пошёл спам — ваш IP в чёрных списках — ваши счета клиентам уходят в спам. Вы ничего не сделали неправильно, но расплачиваетесь за чужую беспечность.

Это та же болезнь, что и облако, только в миниатюре: общая инфраструктура, общие риски, ноль контроля. Лекарство тоже то же: свой сервер со своим IP, своими лимитами и своими копиями.

Как устроена почта на хостинге

На виртуальном хостинге почтовый сервер общий: на одном сервере и одном IP-адресе живут ящики сотен и тысяч доменов разных клиентов. Управление — через панель хостинга: создать ящик, задать пароль и квоту, настроить пересылку и автоответ. Веб-почта — обычно Roundcube или аналог. Антиспам — общий для всех клиентов сервера, с общими настройками.

Такая схема дёшева и проста, но всё общее: IP-адрес, репутация, лимиты, нагрузка. Ваша почта зависит не только от провайдера, но и от его клиентов.

Бывают и другие схемы: часть провайдеров выносит почту на отдельный кластер серверов с отдельными IP и более строгой защитой от спама. Это лучше, но принцип тот же — инфраструктура общая. Уточните у провайдера, как устроена именно его почта, прежде чем делать выводы.

Риск 1. Общая репутация IP

Если на соседнем сайте того же хостинга взломан скрипт и с сервера пошёл спам, IP-адрес почтового сервера попадает в чёрные списки — и ваши письма начинают отклоняться вместе со спамом соседа. Провайдер разбирается, вычищает рассылку, подаёт заявки на исключение из списков; всё это время ваши счета и коммерческие предложения не доходят. Вы на это никак не влияете.

Как проверить IP по чёрным спискам и почему важно делать это со своего резолвера, — в статье о доставляемости почты.

Риск 2. Лимиты

На общем сервере провайдер ограничивает всё: размер ящика, размер письма, число писем в час и в сутки, число получателей в одном письме. Лимиты разумны для защиты сервера, но для бизнеса могут оказаться неожиданностью: бухгалтерия в конце квартала упирается в лимит отправки, у руководителя ящик заполнен, письмо с большим вложением не уходит. Узнайте лимиты до переезда, а не в день отчётности.

Риск 3. Копии

Хостинги обычно делают копии, но на своих условиях: сколько дней хранятся, восстанавливается ли отдельный ящик или только весь аккаунт, сколько стоит восстановление и сколько оно занимает. Часто копии хранятся в той же площадке, что и сервер. Если вам важна сохранность переписки, делайте свою копию ящиков на другой площадке независимо от копий хостинга — по IMAP, как с любым облаком. Порядок — в статье «Резервная копия почты».

Риск 4. Почта привязана к сайту

Когда почта и сайт у одного провайдера, проблемы одного касаются другого. Взломанный сайт может стать источником спама с почтового IP. Неоплаченный хостинг сайта отключает и почту. Переезд сайта к другому подрядчику превращается в переезд почты. А если DNS-зона тоже у хостинга, контроль над доменом и почтой сосредоточен в одном кабинете, доступ к которому бывает у подрядчика по сайту, а не у компании.

Риск 5. Функциональность

Почта на хостинге — это ящики, веб-почта и базовый антиспам. Общие календари, общие ящики с делегированием, адресная книга компании, интеграция с каталогом пользователей, журналы доставки для разбора «письмо не дошло» — всего этого обычно нет или есть в минимальном виде. Для офиса из пяти человек это может быть приемлемо, для компании на пятьдесят — нет.

Как проверить хостинг-провайдера

Задайте вопросы письменно и сохраните ответы.

• какие лимиты: размер ящика, размер письма, писем в час и в сутки
• какой IP у почтового сервера и общий ли он; как часто он бывает в чёрных списках
• как настраиваются SPF, DKIM и DMARC для вашего домена
• как устроены копии почты: срок хранения, восстановление одного ящика, где хранятся
• есть ли журналы доставки, которые можно получить по запросу
• как происходит переезд от провайдера: доступ по IMAP без ограничений
• что происходит с почтой при неоплате хостинга сайта

Проверьте доставляемость сами

До переноса почты отправьте с тестового ящика на хостинге письма на внешние ящики крупных почтовых сервисов и посмотрите заголовки. Должны быть spf=pass, dkim=pass с вашим доменом, dmarc=pass. Проверьте IP почтового сервера по основным чёрным спискам. Если что-то не так уже на тесте, в работе будет хуже.

Риск 6. Безопасность ящиков

На хостинге безопасность ящика почти целиком держится на пароле. Второго фактора для веб-почты часто нет, паролей приложений тоже, а веб-почта открыта всему интернету. Защита от перебора есть на уровне сервера, но настроена под всех клиентов сразу. Если пароль сотрудника утёк, злоумышленник получает и переписку, и возможность рассылать от имени компании — до тех пор, пока провайдер не заметит всплеск отправки и не заблокирует ящик.

Минимум, который можно сделать самим: длинные уникальные пароли для каждого ящика, отдельные ящики для устройств и сайта, регулярная проверка правил пересылки в ящиках сотрудников.

Риск 7. Поддержка

Поддержка хостинга обычно хорошо разбирается в сайтах и хуже — в почте. Вопрос «почему наше письмо не дошло до клиента» требует журналов доставки и знания того, как работают проверки у крупных почтовых сервисов. На общем сервере у поддержки может не быть времени разбираться с каждым письмом, а у вас — доступа к журналам. В итоге разбор «письмо не дошло» превращается в переписку с несколькими днями ожидания.

Если остаётесь на хостинге

Если почта на хостинге — осознанный выбор, сделайте её максимально надёжной.

• SPF, DKIM и DMARC для домена настроены и проверены по заголовкам
• своя копия ящиков на другой площадке по расписанию
• DNS-зона у регистратора, а не у хостинга
• длинные уникальные пароли, отдельные ящики для устройств и сайта
• лимиты провайдера известны и записаны
• мониторинг IP почтового сервера в чёрных списках — хотя бы раз в день
• план переезда на случай, если провайдер перестанет устраивать

Почта хостинга как резерв

Обратная схема тоже возможна: основная почта на своём сервере, а у хостинга — резервные ящики, на которые можно переключиться в аварию. Но у неё есть минусы: резервные ящики пустые, пока туда не переключишь MX, а общий IP хостинга с чужой репутацией в самый неподходящий момент может оказаться в чёрном списке. Для резерва надёжнее вторая собственная площадка — отдельная виртуальная машина у другого провайдера с копией ящиков. Подробнее — в статье о резервном MX и второй площадке.

Признаки, что почта на хостинге перестала справляться

Обычно компания понимает это не по расчётам, а по симптомам. Клиенты говорят, что письма приходят в спам. Бухгалтерия жалуется, что в конце месяца письма не уходят. Руководитель не может отправить презентацию — слишком большое вложение. Новый сотрудник просит общий календарь отдела, а его нет. На вопрос «где письмо от поставщика за прошлый месяц» никто не может ответить, потому что журналов нет, а ящик сотрудник почистил.

Если хотя бы два-три пункта знакомы, почта переросла общий сервер. Это не повод для аврала, но хороший повод спланировать переезд в спокойном режиме, а не после следующего попадания IP в чёрный список.

Когда почта на хостинге — разумный выбор

Небольшой офис до десяти человек, небольшая переписка, нет требований к календарям и общим ящикам, сайт и почта не критичны, а бюджет минимален. При условии, что провайдер прошёл проверку, SPF, DKIM и DMARC настроены, а у компании есть своя копия ящиков на другой площадке. Без последней почта на хостинге — та же единая точка отказа, что и облако.

Когда пора на свой сервер

Когда почта становится основным каналом продаж или документооборота, когда в компании больше десяти-пятнадцати человек, когда нужны общие ящики, календари, интеграция с каталогом, когда письма начали попадать в спам из-за соседей. Свой сервер — на вашем оборудовании, у хостинг-провайдера в виде отдельной виртуальной машины или на нашей инфраструктуре — даёт собственный IP с собственной репутацией и копии по вашему регламенту.

Важное отличие: отдельная виртуальная машина у того же хостинг-провайдера — это уже свой сервер. IP только ваш, лимиты задаёте вы, копии делаете вы. Чужим остаётся только оборудование, и это закрывается копиями на другой площадке.

Переезд с хостинга

Переезд с почты на хостинге такой же, как из облака: ящики забираются по IMAP через imapsync, контакты и календари, если они есть, — файлами, DNS-записи меняются в выходной с пониженным TTL. Отдельно — DNS-зону лучше перенести к регистратору или независимому DNS-сервису, чтобы почта и сайт больше не зависели друг от друга. Подробно — в статье «Перенос почты через imapsync» и в статье о переносе DNS домена.

Сколько стоит на самом деле

Почта на хостинге часто «входит в тариф» сайта, и кажется бесплатной. Но в расчёт стоит добавить то, что не видно в тарифе: время на разбор недоставленных писем без доступа к журналам, потери от дней, когда IP был в чёрном списке, свою копию ящиков на другой площадке, которую всё равно придётся делать. И переезд, который почти неизбежен, когда компания вырастет.

Для сравнения — наши цены со страниц сайта: ящики на нашей инфраструктуре, где IP не делится с чужими сайтами, а антиспам и ежедневные копии включены, — от 150 ₽ в месяц за ящик; перенос почты до 50 ящиков — от 12 000 ₽. Как посчитать полную стоимость — в статье о стоимости корпоративной почты.

План перехода с хостинга на свой сервер

Для офиса на 10–30 человек переход занимает около недели.

• день 1: свой сервер или ящики на нашей инфраструктуре, домен, DKIM
• день 2: ящики, псевдонимы, пересылки — по списку из панели хостинга
• день 3: перенос писем imapsync, повторный проход
• день 4: DNS-зона к регистратору, если она у хостинга; TTL снижен
• выходной: смена MX и SPF, финальный проход
• следующая неделя: телефоны, программы, сайт и 1С на новый SMTP; почта хостинга — ещё месяц как страховка

Сравнение вариантов

Сравнение облака и своего сервера подробнее — в статье «Свой почтовый сервер или облако».

Частые вопросы