Стоимость корпоративной почты в 2026 году: как честно сравнить облако и свой сервер

Дешёвый тариф облачной почты — это ловушка: вы платите копейки каждый месяц и огромные деньги в тот день, когда чужой дата-центр горит. Стоимость корпоративной почты обычно сравнивают по одной цифре — тарифу за ящик в месяц, и по ней облако выглядит дешёвым. Но в эту цифру не входит главное: сколько компания теряет, когда чужой дата-центр горит или обесточен, а у неё нет ни копии, ни способа переключиться. Ниже — как посчитать полную стоимость почты для облака и для своего сервера, с формулой, нашими ценами и списком того, что обычно забывают.

Тариф за ящик — не цена почты

Цена облачной почты в рекламе — это тариф за пользователя в месяц. Но компания платит не только им. Доплаты за объём хранилища и архив, за функции, которые есть только в старших тарифах, время администратора на управление пользователями и разбор проблем — всё это тоже стоимость. А самое дорогое — то, чего нет ни в одном счёте: часы, когда почта недоступна, и компания не может с этим ничего сделать.

Своя почта тоже не бесплатна: сервер, место под копии, обслуживание, разовый переезд. Сравнивать нужно полные суммы за год, а не тариф с тарифом.

Самая дорогая строка, которой нет в счёте

Облако продаёт вам цифру «столько-то за ящик в месяц» и молчит о главном: сколько стоит день, когда почта лежит, а вы ничего не можете сделать. Этой строки нет в счёте, но вы её оплачиваете — потерянными заказами, сорванными сроками, клиентами, которые ушли к тем, кто ответил.

Честный расчёт стоимости почты всегда включает цену простоя. И как только она появляется в таблице, «дешёвое» облако перестаёт быть дешёвым. Ниже — формула, наши цены и всё, что обычно забывают посчитать.

Формула полной стоимости

Мы считаем по одной формуле для обоих вариантов, подставляя цифры конкретной компании.

Облако за год   = ящики × тариф в месяц × 12
                + доплаты за объём, архив, доп. функции
                + время администратора
                + цена простоя × часы недоступности в год

Свой сервер за год = сервер или аренда ВМ × 12
                   + площадка для копий × 12
                   + обслуживание × 12 (своё время или подрядчик)
                   + разовый переезд / 3 года
                   + цена простоя × часы недоступности в год

Тарифы облачных сервисов меняются, поэтому берите их с официальной страницы провайдера на дату расчёта и записывайте дату рядом с цифрой. Наши цены ниже — со страниц нашего сайта.

Цена простоя: строка, которую все пропускают

Оцените, сколько стоит компании час без почты. Для отдела продаж это заказы, которые ушли конкуренту, пока клиент не дождался ответа. Для бухгалтерии — сорванные сроки отправки документов. Для руководителя — договорённости, которые не состоялись. Даже грубая оценка — «час без почты стоит нам столько-то» — меняет результат сравнения.

Дальше — сколько часов простоя в год ожидать. У облака эта цифра не под вашим контролем: октябрь 2026 года показал, что крупные площадки могут быть недоступны часами и днями. У своего сервера с копиями и резервной площадкой время восстановления определяете вы: оно записано в регламенте и проверено на учениях.

Из чего складывается цена облака

Тариф за пользователя в месяц — основная строка. К ней добавляются доплаты: за дополнительное место, если сотрудники упираются в квоту; за архивирование и расширенный поиск; за функции безопасности и администрирования в старших тарифах. Отдельно — время своего администратора: даже в облаке кто-то заводит пользователей, разбирается с недоставленными письмами и отвечает на вопросы.

• тариф × число пользователей × 12 месяцев
• доплаты за хранилище и функции
• время администратора
• резервная копия вне облака — если она есть, это отдельный сервис и отдельные деньги
• цена простоя, на которую вы не влияете

Из чего складывается цена своего сервера

Сервер — собственный в офисе или виртуальная машина у хостинг-провайдера. Площадка для копий — недорогая виртуальная машина или хранилище у другого провайдера. Обслуживание — время своего администратора или договор с подрядчиком. Разовые работы — переезд и настройка, которые разумно распределить на три года использования. Лицензии для открытых решений — mailcow, iRedMail, Carbonio CE, Stalwart — не нужны.

• сервер или аренда виртуальной машины
• площадка для копий у другого провайдера
• обслуживание: своё время или подрядчик
• разовый переезд, распределённый на срок использования
• цена простоя, которую вы контролируете

Наши цены

Чтобы было с чем сравнивать, — наши цены со страниц сайта.

• ящики на нашей инфраструктуре: Carbonio CE или mailcow на наших серверах в ЦОД, антиспам и ежедневные копии — от 150 ₽ в месяц за ящик
• перенос почты, календарей и контактов до 50 ящиков — от 12 000 ₽ разово
• корпоративная почта под ключ на вашем сервере: сервер, домен, SPF, DKIM, DMARC, до 15 ящиков — от 25 000 ₽ разово
• обслуживание своего почтового сервера — от 7 000 ₽ в месяц

Три сценария

Как меняется выгода в зависимости от размера компании.

Малый офис на 10–15 человек без администратора. Свой сервер с обслуживанием обходится дороже тарифа за ящик — фиксированная цена обслуживания делится на мало пользователей. Разумный вариант — ящики на нашей инфраструктуре: цена за ящик, обслуживание и копии включены, а почта не в общем облаке с миллионами соседей, а на выделенной инфраструктуре с понятным регламентом.

Компания на 50–150 человек. Фиксированные расходы на свой сервер распределяются на много пользователей, и полная стоимость своего сервера с обслуживанием обычно становится сравнимой с облаком или ниже — особенно если учесть доплаты облака и цену простоя. Здесь мы чаще всего рекомендуем свой сервер на mailcow или Carbonio CE с нашим обслуживанием.

Компания на сотни сотрудников с отделом ИТ. Свой сервер выгоднее почти всегда: администратор уже есть, серверы и площадки уже есть, стоимость ящика на своей инфраструктуре минимальна. Главный вопрос — не цена, а правильная архитектура резерва.

Что обычно забывают при расчёте своего сервера

Честность в обе стороны: свой сервер тоже имеет скрытые расходы, и их нужно учесть.

• площадку для копий — без неё свой сервер так же уязвим, как облако
• время на обновления и проверку восстановления
• резервный канал и питание, если сервер в офисе
• рост объёма ящиков — диск нужно докупать
• время администратора в первые месяцы, пока всё отлаживается

Что обычно забывают при расчёте облака

И обратная сторона — то, что не попадает в расчёт облака, потому что не приходит отдельным счётом.

• доплаты за место и функции, которые появляются через год
• стоимость копии вне облака — без неё при сбое или блокировке организации переписка недоступна
• время на переезд, если провайдер изменит условия
• цену простоя, на которую вы не можете повлиять
• то, что тарифы и условия меняет провайдер, а не вы

Служебные и общие ящики: где облако берёт деньги незаметно

В облаке платный каждый ящик: info@, zakaz@, buh@, ящики для 1С, сканеров, сайта, мониторинга. В небольшой компании таких набирается столько же, сколько сотрудников, и за каждый идёт тариф. Часть провайдеров позволяет обходиться псевдонимами и общими ящиками без оплаты, но с ограничениями, которые рано или поздно мешают.

На своём сервере служебный ящик ничего не стоит, кроме места на диске. Отдельная учётная запись для каждого сканера и каждой системы — это и экономия, и безопасность: утечка пароля сканера не даёт доступа к почте людей. При расчёте посчитайте не только сотрудников, но и все служебные адреса.

Объём хранения

Почта растёт каждый год, и у руководителей и бухгалтерии ящики за десять лет достигают десятков гигабайт. В облаке это упирается в квоту тарифа, и дальше — доплата за место или переход на старший тариф для всех. На своём сервере место — это диски: их стоимость за гигабайт несравнимо ниже, и докупаются они для сервера целиком, а не для каждого пользователя.

При расчёте возьмите текущий объём почты и рост за последний год и посчитайте, когда компания упрётся в квоты облака и сколько будет стоить диск такого же объёма на своём сервере с копией на второй площадке.

Как оценить цену часа простоя

Точная цифра не нужна, нужен порядок величины. Возьмите месячную выручку, которая проходит через почту — заказы, счета, переписку с клиентами, — и разделите на число рабочих часов в месяце. Это грубая оценка того, сколько работы останавливается за час без почты. Добавьте время сотрудников, которые не могут работать, умноженное на их стоимость в час.

Затем решите, сколько часов простоя в год закладывать для каждого варианта. Для облака опирайтесь на реальные события: сколько часов почта была недоступна у вас за последние годы и сколько длились крупные сбои у провайдера. Для своего сервера — на регламент: время переключения на резерв, проверенное на учениях.

Когда свой сервер окупается

Свой сервер окупается быстрее, чем кажется, по трём причинам. Фиксированные расходы — сервер и обслуживание — не растут с каждым новым сотрудником, как тариф облака. Служебные и общие ящики бесплатны. И главное — первый же серьёзный сбой облака, который ваша компания пережила бы на своём сервере без простоя, обычно стоит больше годовой разницы в цене.

Для малого офиса, где свой сервер не окупается за счёт масштаба, вопрос решают ящики на выделенной инфраструктуре подрядчика: цена за ящик сопоставима с облаком, а почта не делит риски с миллионами чужих пользователей.

Копия вне облака: стоимость страховки

Если компания остаётся в облаке, минимальная страховка — копия всех ящиков на своём сервере или у другого провайдера. Её стоимость — небольшая виртуальная машина с диском под объём почты и настройка регулярной копии. Это нужно добавить к цене облака, иначе сравнение нечестное: свой сервер с копиями сравнивается с облаком без копий.

Как устроить такую копию — в статье «Резервная копия почты». Часто после её настройки компания замечает, что у неё уже есть свой почтовый сервер с перепиской, — и следующий шаг к полному переезду становится коротким.

Типичные ошибки при сравнении

Ошибки, которые мы видим в расчётах, которые приносят клиенты.

• сравнивают тариф облака с ценой сервера, забыв обслуживание
• считают свой сервер без площадки для копий
• не учитывают служебные ящики в облаке
• берут тариф облака без доплат, которые появятся через год
• не считают цену простоя вовсе
• разовую цену переезда относят к одному году, а не к сроку использования

Что входит в обслуживание своего сервера

Обслуживание — самая большая регулярная статья своего сервера, поэтому стоит понимать, за что платите. В наше обслуживание входят обновления сборки и системы с предварительной копией, ежедневные копии ящиков и конфигурации на другую площадку, ежемесячная проверка восстановления, мониторинг очереди, места, сертификатов и чёрных списков, разбор проблем с доставкой и консультации администратора компании. Всё это нужно и при самостоятельном обслуживании — тогда это время вашего администратора, и его тоже нужно посчитать.

Цена переезда

Переезд — разовая статья, которую нужно учесть в расчёте. Перенос до 50 ящиков у нас — от 12 000 ₽; для компаний крупнее цена считается по объёму и сложности после аудита. В пересчёте на три года использования это небольшая сумма в месяц на ящик. Порядок переезда — в руководстве по переносу почты с Яндекс 360, что входит в работу под ключ — в статье о миграции почты под ключ.

Не только деньги

Есть то, что плохо считается в рублях, но важно для решения. Контроль: на своём сервере вы решаете, когда обновляться, куда делать копии и как быстро восстанавливаться. Предсказуемость: цену своего сервера не поменяет решение чужого отдела маркетинга. Независимость: переезд на другую площадку — это ваш проект, а не уведомление от провайдера. Сравнение облака и своего сервера по этим параметрам — в статье «Свой почтовый сервер или облако».

Как посчитать для своей компании

Выпишите число ящиков и общий объём почты, текущий тариф с датой и все доплаты, оценку часа простоя. Возьмите наши цены из списка выше для варианта своего сервера или нашей инфраструктуры. Подставьте в формулу за год и за три года. Если хотите, чтобы это сделали мы, — начните с аудита: он даёт и расчёт, и план переезда. Подробно — в статье об аудите почты перед переездом.

Частые вопросы