Обслуживание почтового сервера: что мы делаем каждый день, неделю и месяц, чтобы своя почта была надёжнее облака

Свой сервер без обслуживания — это бомба с часовым механизмом. С обслуживанием — крепость, которую не берёт ни чужая авария, ни собственная беспечность. Свой почтовый сервер надёжнее облака ровно настолько, насколько хорошо его обслуживают. Обслуживание почтового сервера — это то, что облачный провайдер делает за вас и по своим правилам, а на своём сервере — по вашему регламенту, с копиями на вашей площадке и с журналами, которые видите вы. Ниже — что именно входит в наше обслуживание, как часто мы это делаем и сколько это стоит.

Зачем обслуживание, если сервер «просто работает»

Почтовый сервер без обслуживания работает до первой проблемы, а потом выясняется, что копия не делалась полгода, сертификат истёк вчера, а IP неделю в чёрном списке. Облачный провайдер скрывает это от клиентов — но и решает за них, когда и как восстанавливаться. Свой сервер даёт контроль только тогда, когда кто-то этим контролем пользуется.

Обслуживание — это регламент: список работ с периодичностью и отчётом. Ниже — наш.

Брошенный сервер хуже облака

Мы видели это десятки раз: сервер поставили, почта заработала, а потом про него забыли. Через год — истёкший сертификат, полгода без резервных копий, IP в чёрных списках, а пароль администратора знает только уволившийся сотрудник. Такой сервер падает в самый неподходящий момент, и тогда компания решает, что «своя почта — это ненадёжно».

Ненадёжна не своя почта, а брошенная. Регламент — копия каждый день, восстановление каждый месяц, обновления, мониторинг — превращает сервер в то, чем он должен быть: в инфраструктуру, которой можно доверять больше, чем любому облаку.

Каждый день

Ежедневные работы в основном автоматические, но с проверкой результата человеком.

• резервная копия ящиков и конфигурации на другую площадку у другого провайдера
• проверка, что копия завершилась успешно и её размер правдоподобен
• мониторинг: очередь писем, место на диске, нагрузка, доступность служб
• проверка IP сервера по чёрным спискам
• разбор оповещений: всплеск неудачных входов, рост отправки, ошибки служб

Каждую неделю

Еженедельные работы — это взгляд на тенденции, которые не видны в ежедневных оповещениях.

• проверка выпусков сборки и обновлений безопасности
• просмотр журналов на повторяющиеся ошибки
• отчёты DMARC: все ли источники почты от вашего имени ожидаемые
• состояние антиспама: ложные срабатывания, пропуски
• срок действия сертификатов и автопродление

Каждый месяц

Главная ежемесячная работа — проверка восстановления. Мы восстанавливаем из копии тестовый ящик или весь сервер на отдельной машине и проверяем, что письма, папки и настройки на месте. Копия, которую ни разу не восстанавливали, — не копия. Результат записывается в журнал с датой и временем восстановления.

• проверка восстановления из копии
• установка накопленных обновлений: сначала копия, затем обновление, затем проверка
• обзор доступов: администраторы, неиспользуемые ящики, пароли приложений
• отчёт клиенту: что сделано, что найдено, что рекомендуем

Каждый квартал

Раз в квартал — учения: сценарий отказа основного сервера с переключением на резерв, если резерв предусмотрен, или полное восстановление на новой машине, если нет. Засекаем время, записываем, что пошло не так, исправляем. Плюс ревизия безопасности: открытые порты, защита от перебора, лимиты отправки, правила пересылки наружу.

По запросу

Всё, что не по расписанию: новые ящики и псевдонимы, если клиент не делает это сам; разбор жалоб «письмо не дошло» по журналам; помощь с настройкой телефонов и программ; подключение новых доменов; консультации при изменениях в инфраструктуре. Срочные проблемы — недоступность сервера, массовые отказы в доставке, подозрение на взлом — в приоритете.

Как устроены копии

Копия делается в два слоя. Первый — копия ящиков и конфигурации сервера штатными средствами сборки: она позволяет восстановить сервер целиком. Второй — копия ящиков по IMAP на отдельный сервер без удаления писем: она не зависит от формата хранилища и спасает, если с основной копией что-то не так или если письма удалил злоумышленник. Обе копии хранятся у другого провайдера, сервер не может их удалить, хранится несколько поколений.

Подробно о второй схеме — в статье «Резервная копия почты».

Как мы обновляем

Обновление — самый частый момент, когда своя почта ломается. Поэтому порядок жёсткий: внеплановая копия перед обновлением, чтение примечаний к выпуску, обновление на тестовой копии сервера, если она есть, затем на рабочем сервере в согласованное окно, затем проверка — веб-почта, приём, отправка, телефоны. Если что-то пошло не так — откат из копии сделанной перед обновлением. Обновления безопасности ставим в течение нескольких дней после выхода, остальные — по ежемесячному графику.

Что происходит при аварии

При недоступности сервера или массовых отказах в доставке мы получаем оповещение от мониторинга раньше, чем жалобы от сотрудников. Порядок действий записан заранее: диагностика, сообщение ответственному в компании, восстановление или переключение на резерв, разбор причины и запись в журнал. Время реакции и порядок связи фиксируются в договоре обслуживания.

Для клиентов на нашей инфраструктуре резерв и переключение — наша зона ответственности целиком. Для серверов клиентов — по согласованной схеме: что делаем мы, что делает администратор компании.

Доставляемость и безопасность

В обслуживание входит то, что делает почту не только работающей, но и доходящей до получателей: контроль PTR, SPF, DKIM и DMARC, чёрных списков, отчётов DMARC. И то, что защищает её от взлома: защита от перебора паролей, лимиты отправки, закрытая панель администратора, ревизия доступов. Подробно о каждом — в статьях о доставляемости и о безопасности почтового сервера.

Что облако вам не покажет

В облаке вы не видите, когда делалась последняя копия ваших ящиков и где она лежит, сколько времени займёт восстановление и проверялось ли оно, какие обновления поставлены и когда, почему конкретное письмо не дошло. Вы получаете сервис как чёрный ящик и узнаёте о проблемах вместе со всеми — из новостей и от сотрудников.

Обслуживание своего сервера делает всё это видимым. Каждая копия, каждое восстановление, каждое обновление записаны, и вы в любой момент можете спросить: где наши письма, сколько займёт восстановление, когда последний раз проверяли. На эти вопросы есть ответ с датой.

Мониторинг: что смотрим

Мониторинг настраиваем в первую неделю обслуживания, оповещения уходят дежурному инженеру в мессенджер, а не письмом на тот же сервер.

• доступность портов приёма, отправки, IMAP и веб-почты снаружи
• размер очереди и возраст самых старых писем в ней
• свободное место на дисках ящиков и копий
• срок действия сертификатов
• результат последней копии и её размер
• IP сервера в чёрных списках
• всплески неудачных входов и исходящей отправки

Что входит в ежемесячный отчёт

Отчёт — одна-две страницы, понятные руководителю. В нём: даты и результаты копий за месяц, результат проверки восстановления с временем, установленные обновления, инциденты и что с ними сделали, изменения доступов, рекомендации на следующий месяц. Если в месяце ничего не происходило, отчёт короткий — и это тоже хорошая новость, подтверждённая данными.

Как начинается обслуживание

Первый месяц отличается от остальных. В первую неделю мы получаем доступы, изучаем сервер и составляем схему инфраструктуры. Во вторую — настраиваем копии на другую площадку и мониторинг, если их не было. В третью — делаем первую проверку восстановления и исправляем найденное при аудите. К концу месяца у компании есть регламент, работающие копии, проверенное восстановление и первый отчёт. Дальше — работа по расписанию.

Что вы получаете

Не только работающую почту, но и документы, которые показывают, что она работает правильно.

• регламент обслуживания с периодичностью работ
• ежемесячный отчёт: копии, восстановление, обновления, инциденты
• журнал учений с временем восстановления
• актуальная схема почтовой инфраструктуры и список доступов
• порядок действий при аварии на одну страницу

Какие серверы обслуживаем

mailcow, Carbonio CE, iRedMail, Zimbra, Postfix с Dovecot, Stalwart — на серверах клиента, у хостинг-провайдера или на нашей инфраструктуре. Если сервер достался вам от прежнего администратора и неизвестно, в каком он состоянии, начинаем с аудита. Пример регламента для конкретной сборки — в статье «Эксплуатация mailcow: регламент».

Сколько стоит

Обслуживание своего почтового сервера — от 7 000 ₽ в месяц. Если сервера ещё нет: корпоративная почта под ключ на вашем сервере до 15 ящиков — от 25 000 ₽ разово, перенос почты, календарей и контактов до 50 ящиков — от 12 000 ₽. Если не хотите держать свой сервер — ящики на нашей инфраструктуре от 150 ₽ в месяц за ящик, обслуживание и ежедневные копии включены. Подробнее — на странице услуги корпоративной почты.

Обслуживание или свой администратор

Если в компании есть администратор, наш регламент можно взять за основу и вести самостоятельно, а нас подключать для аудита, учений и сложных случаев. Если администратора нет или он отвечает за всё сразу и до почты руки не доходят, обслуживание подрядчиком дешевле, чем последствия первой незамеченной проблемы. Как посчитать — в статье о стоимости корпоративной почты.

С чего начать

Если сервер уже есть — с аудита: мы проверяем состояние, копии, безопасность и доставляемость и даём список того, что исправить до начала регулярного обслуживания. Подробно — в статье об аудите почты. Если почта ещё в облаке — с переезда; порядок — в руководстве по переносу почты с Яндекс 360.

Частые вопросы