Внедрение GLPI: учёт компьютерной техники и заявки сотрудников в одной системе

Спросите своего сисадмина, сколько у вас в компании ноутбуков и на каких из них стоит лицензионный Windows — и в девяти случаях из десяти услышите паузу. Заявки на ремонт компьютера приходят в личку в Telegram, теряются, дублируются. Когда сотрудник увольняется, никто толком не знает, какая техника у него на руках и что с ней делать дальше. Ниже расскажу, как бесплатный helpdesk с учётом техники — программа GLPI — закрывает все три дырки разом.

Почему в компании до 50 рабочих мест техника всегда "теряется"

У одного клиента, рекламного агентства на 34 человека, при переезде в новый офис нашли в шкафу три системных блока непонятного назначения и два монитора без кабелей. Никто не смог сказать, чьи они и зачем куплены. При этом бухгалтерия каждый год закупала новую технику — просто потому что не было единого списка того, что уже есть.

Вторая типичная история — лицензии. Директор одной строительной компании на 22 сотрудника был уверен, что у него всё легально. Проверка показала: на трёх машинах стоит нелицензионный AutoCAD, потому что подрядчик когда-то поставил "как временное решение" и забыл. За нелицензионное ПО отвечают по статье 7.12 КоАП РФ — для юрлица это штраф до 40 000 ₽ с конфискацией техники, на которой нашли контрафакт. А если стоимость нелегальных программ превышает 100 000 ₽, включается уже уголовная статья 146 УК РФ. Проверка заняла бы час, если бы был реестр.

Третья боль — заявки. Без системы учёта заявок пользователей IT-специалист работает по принципу "кто громче написал в чат". В итоге бухгалтер с зависшим 1С ждёт два дня, а директорский принтер чинят в первую очередь, потому что "начальник просил". Приоритеты расставляются не по важности, а по громкости просьбы.

Что это даёт бизнесу

• Один экран, где видно всю технику компании: сколько ноутбуков, у кого какой ПК, где сервер, какие принтеры на гарантии — это экономит на закупках, потому что вы перестаёте покупать то, что уже есть на складе или у уволившегося сотрудника
• Контроль лицензий ПО снимает риск штрафа до 40 000 ₽ с конфискацией техники по статье 7.12 КоАП (а при контрафакте дороже 100 000 ₽ — и уголовной статьи): система показывает, где стоит нелицензионная программа, и подсказывает, когда истекает подписка на антивирус или 1С
• Заявки пользователей не теряются в переписке: каждое обращение получает номер, статус и ответственного, а вы как руководитель видите, сколько заявок висит и как быстро их закрывают
• При увольнении сотрудника видно всю технику на нём — не нужно вспоминать, отдал он ноутбук или нет, и что вообще у него было на руках
• История ремонтов по каждой единице техники помогает решить, чинить в пятый раз старый компьютер или пора его списать — экономия на бесполезных ремонтах
• Прозрачная работа IT-отдела или аутсорсера: вы видите отчёты по загрузке, среднему времени закрытия заявки и по факту понимаете, за что платите

Как проходит внедрение

Что нужно от вас

• Доступ к серверу или согласие на аренду VPS (если своего сервера нет — подберём и настроим за отдельную плату)
• Список ответственных за IT со стороны компании — кто будет принимать заявки в системе
• Доступ в офис для физической инвентаризации техники (1-2 часа на выезд)
• Реквизиты лицензий на используемое ПО, если они есть в бумажном или электронном виде — ускорит проверку легальности

Как это устроено

Сотрудник подаёт заявку через браузер или письмо на почту — GLPI сам заводит тикет и назначает его на IT-специалиста. Техника попадает в базу через GLPI Agent: он ставится на машины или сканирует сеть по расписанию и обновляет данные автоматически.

GLPI бесплатный, но внедрение — не бесплатное. Почему

GLPI — open source продукт под лицензией GNU GPL, за саму программу платить не нужно ни рубля, helpdesk бесплатный по-настоящему. Но между "скачать с сайта glpi-project.org" и "работающая система, которой пользуются 30 сотрудников" — примерно неделя работы специалиста, который знает подводные камни.

На практике мы видели три компании, которые пытались поставить GLPI своими силами: у всех троих система стояла без настроенной инвентаризации (то есть технику всё равно вбивали руками), без разграничения прав доступа (любой сотрудник мог закрыть чужую заявку) и без резервного копирования базы. Через полгода систему забрасывали и возвращались к чату в Telegram.

Сколько стоит внедрение GLPI

Частые вопросы

Чем GLPI лучше, чем просто таблица Excel для учёта техники
Таблица не умеет сама находить забытые компьютеры в сети, не рассылает уведомления о заявках и не хранит историю ремонтов по каждой единице техники. Через полгода Excel перестаёт совпадать с реальностью, потому что его никто не обновляет вручную. GLPI подтягивает данные автоматически через GLPI Agent.

Можно ли подключить GLPI к нашей 1С или системе учёта сотрудников
Сотрудников GLPI умеет синхронизировать напрямую через LDAP/Active Directory — это штатная функция. С 1С прямой готовой интеграции нет, обмен делается через REST API GLPI под конкретную задачу. Честно скажу: это отдельный этап после базового внедрения, объём и стоимость обсуждаем индивидуально под вашу инфраструктуру.

Нужен ли отдельный сервер или можно поставить на существующий
Если у вас уже есть сервер с запасом по ресурсам (от 2 ГБ RAM и 20 ГБ диска), GLPI можно развернуть на нём же. Если сервера нет, поднимаем на VPS — это добавит к смете от 1500 ₽ в месяц за аренду виртуальной машины.

Что будет с данными, если мы решим отказаться от вашего сопровождения
GLPI — открытая система, база данных остаётся у вас на сервере, никакой привязки к нам нет. Вы можете передать администрирование своему штатному сисадмину или другому подрядчику в любой момент, мы просто передадим доступы и документацию.