Инвентаризация ИТ-активов: учёт техники, лицензий и подписок, о которых забыл сам директор

Двадцать лет чиню и обслуживаю чужую технику, а свою инвентаризацию провёл впервые только на седьмой год работы компании. Стыдно, но честно. Нашёл три забытых подписки, два неиспользуемых сервера в облаке и один ноутбук, который числился утерянным ещё в 2021-м. Расскажу, как это устроено у клиентов, которых я привожу в порядок каждую неделю — и как сделать то же самое у себя за неделю, а не за квартал.

Как я сам однажды не досчитался трёх ноутбуков

История простая и стыдная. Собрались делать ремонт в офисе, начали сдвигать мебель — и под столом в переговорке нашли ноутбук. Просто лежал. Никто не помнил, чей он и зачем там. Оказалось — списан по акту два года назад как сгоревший, а на самом деле просто заменили клавиатуру и забыли вернуть в оборот. Стоимость по бумагам — ноль. По факту — 45 тысяч рублей мёртвым грузом.

У клиента, бухгалтерской фирмы на 18 рабочих мест, было веселее. Ушёл сотрудник, забрал с собой корпоративный телефон с установленным КриптоПро и токеном для отчётности. Полгода никто не спохватился, пока не понадобилось сдать отчёт в выходной день, а токен физически находился у бывшего сотрудника в другом городе. Заплатили за срочный перевыпуск и три дня нервов директору.

Это не редкость, а норма. У компании до 50 рабочих мест обычно нет отдельного айтишника в штате, а значит, нет и человека, чья работа — знать, где что лежит и на что вы подписаны. Директор помнит про аренду офиса и зарплату, а про подписку на облачное хранилище, которую подключил менеджер три года назад для одного проекта, — нет.

Инвентаризация — это не бухгалтерская опись, а карта рисков

Бухгалтер знает, сколько компьютеров на балансе. Это не инвентаризация ИТ-активов, а совсем другая история. Балансовая опись отвечает на вопрос «сколько мы заплатили». Инвентаризация ИТ-активов отвечает на вопрос «что произойдёт, если это сломается, потеряется или за это перестанут платить».

Полная картина — это четыре слоя. Железо: компьютеры, серверы, сетевое оборудование, принтеры, роутеры, камеры. Лицензии: Windows, 1С, антивирусы, КриптоПро, специализированный софт для отрасли. Подписки: облачные сервисы, Zoom, Microsoft 365, CRM, хостинги, домены. И доступы: кто и куда может зайти, у кого есть пароли от админки сайта или от Veeam для бэкапов.

Директор небольшой компании обычно держит в голове первый слой и смутно помнит про второй. Третий и четвёртый — тёмный лес почти всегда. А именно там утекают деньги медленнее всего, зато постоянно.

Железо: где на самом деле стоят ваши компьютеры

Начните с простого вопроса самому себе: сколько у вас компьютеров? Большинство директоров называют цифру, которая расходится с реальностью на 15-20 процентов. Куда-то в сторону клиники, где мы делали аудит в этом году: по документам 22 рабочих места, по факту — 27. Пять машин купили под конкретных временных сотрудников и просто не занесли никуда.

Дальше вопрос интереснее: а где физически находится каждая машина и кто на ней работает сейчас? В юрфирме на 12 человек нашли ноутбук, который «работал» на удалёнке у сотрудника, уволившегося восемь месяцев назад. На нём стояла 1С с доступом к базе клиентов. Никто не удосужился ни забрать технику, ни отключить доступ.

Простое решение — таблица, даже в Excel, где на каждую единицу техники есть инвентарный номер, ответственный сотрудник, дата покупки, серийник и статус. Звучит скучно, но именно эта скучная таблица экономит деньги, когда встаёт вопрос о замене парка или страховом случае.

Лицензии на 1С, Windows и Office — там прячутся самые большие деньги

Самая частая находка при аудите — купленные лицензии, которые не используются, и используемое ПО без лицензий одновременно в одной компании. Звучит абсурдно, но это норма для организаций, где закупки и установку софта делают разные люди в разное время.

Пример из практики: производственная компания на 35 человек покупала лицензии 1С:Бухгалтерия под каждого нового сотрудника отдела, а старые, освободившиеся места, никто не отслеживал. В итоге оплачивали 12 лицензий, а реально работало восемь. Переплата — примерно 140 тысяч рублей в год за неиспользуемые места. При этом на других компьютерах стоял Windows без активации, потому что при обновлении парка забыли перенести ключи со старых машин.

Отдельная головная боль — серверные лицензии Windows Server и клиентские лицензии доступа (CAL). Их считают редко, а штрафы за нелицензионное использование при проверке — не редкость, я видел это у клиентов из торговли, где выездная проверка случилась внезапно. Разбираться с этим постфактум всегда дороже, чем один раз навести порядок.

Подписки: тихие списания, которые никто не считает

Подписки — самая коварная категория, потому что деньги уходят маленькими суммами и незаметно. 990 рублей здесь, 1500 там, 3000 за облачное хранилище, о котором забыли через месяц после того, как перенесли файлы на другой сервис. По отдельности не больно, а в сумме за год набегает солидная цифра.

У одного клиента, торговой компании, при инвентаризации нашли семь активных подписок на разные CRM и таск-трекеры. Реально пользовались одной. Остальные тянулись с корпоративной карты по инерции — кто-то когда-то пробовал, потом перешли на другой инструмент, а старую подписку никто не отменил. Общая переплата — около 60 тысяч рублей в год, просто за воздух.

Отдельно стоит проверить домены и хостинг. Часто оплата привязана к личной карте сотрудника, который давно уволился, или к почте, доступ к которой утерян. Продление происходит автоматически, пока карта не заблокируется — а потом сайт компании внезапно падает в самый неподходящий момент, потому что домен просрочен и никто не заметил уведомление, упавшее в чужой почтовый ящик.

Как провести инвентаризацию за неделю, если у вас нет айтишника в штате

Не нужен ни дорогой софт, ни выделенный сотрудник. Нужен план на пять рабочих дней. День первый — обойти офис физически и переписать всю технику: инвентарный номер, серийник, кто пользуется, состояние. Не полагайтесь на память, идите ногами.

День второй — собрать список всего установленного софта на каждой машине. Windows умеет показать это через панель управления, для 1С и специализированных программ спросите у пользователей напрямую, что они реально открывают каждый день. День третий — выписка по корпоративным картам и счетам за последние 12 месяцев, отфильтрованная по всем платежам с пометками вроде subscription, saas, cloud, hosting. Это самый быстрый способ найти забытые подписки.

День четвёртый — свести всё в одну таблицу и сверить с реальностью: где переплата за неиспользуемое, где риск из-за отсутствия лицензии, где технику пора списывать. День пятый — принять решения: что отключить, что докупить, кому назначить ответственность за каждую единицу техники и подписку. Если своими силами тяжело, наймите на неделю подрядчика — это стоит в разы дешевле, чем годовая переплата, которую вы найдёте по итогам.

Что делать, чтобы через год не начинать всё заново

Инвентаризация, сделанная один раз и забытая, теряет смысл через полгода. Технику покупают, сотрудники увольняются, подписки продлеваются — картина устаревает быстро. Решение простое и скучное: назначить ответственного, даже если это не отдельный айтишник, а бухгалтер или офис-менеджер, у которого в обязанностях появится один пункт — вести реестр раз в квартал.

У наших клиентов, которые держат такой реестр в актуальном состоянии, увольнение сотрудника не превращается в квест «а что у него было на компьютере и какие доступы отключить». Есть таблица, есть ответственный — процесс занимает 20 минут вместо двух дней разбирательств задним числом.

И последнее: заведите правило — любая новая подписка или покупка лицензии сразу попадает в реестр, в тот же день. Не через неделю, не «потом занесу». Именно это «потом» и есть причина, по которой директора теряют счёт своим же активам.

Частые вопросы

Сколько времени реально занимает инвентаризация ИТ-активов в небольшой компании?
Для компании на 20-50 рабочих мест силами одного ответственного сотрудника — примерно неделя рабочего времени, если заниматься этим сфокусированно, а не между делом. С привлечением подрядчика, который знает, где искать, срок сокращается до двух-трёх дней.

Нужен ли для этого специальный софт учёта ИТ-активов?
На старте нет, хватает обычной таблицы Excel или Google Таблиц с понятной структурой. Специализированные системы учёта имеют смысл, когда парк переваливает за сотню единиц техники или несколько офисов — до этого момента переплата за софт не оправдана.

Что делать, если при инвентаризации нашли нелицензионное ПО?
Не паниковать и не игнорировать. Оценить реальную стоимость легализации, сравнить с рисками при проверке и заменить самое опасное в первую очередь — обычно это операционные системы на серверах и специализированный отраслевой софт, который чаще всего попадает под проверки.

Как часто нужно повторять инвентаризацию после первого раза?
Полный пересчёт — раз в год достаточно. А вот фиксация изменений — покупка техники, новая подписка, увольнение сотрудника — должна происходить сразу, в момент события, иначе реестр устаревает быстрее, чем кажется, и первый раз придётся проходить заново.