Купить сервер или арендовать: экономика владения для офиса до 50 мест на 3 года вперёд

Раз в полгода мне звонит очередной директор и спрашивает: брать сервер в собственность или арендовать? Обычно после разговора с системным интегратором, который посчитал красивую презентацию про облака и ни слова не сказал про то, что будет через три года. Я считаю это на калькуляторе с реальными ценами — теми, что вижу в счетах своих клиентов каждый месяц. Дальше — цифры, а не философия.

Почему три года, а не пять и не «навсегда»

Гарантия на серверное железо — три года. NBD, замена на следующий рабочий день. После этого производитель разводит руками, а диски, которые крутились сутками напролёт, уже выработали приличный процент ресурса. Можно тянуть и дальше, я видел серверы, которые работают по семь лет. Но это уже не расчёт, это русская рулетка с бэкапом.

Поэтому я всегда считаю горизонт в три года — это честный цикл жизни оборудования для малого офиса. Дальше либо покупаете новый, либо продлеваете аренду на новых условиях. Сравнивать нужно яблоки с яблоками: и там, и там — один и тот же временной отрезок.

Что реально стоит купленный сервер — не только коробка

Вот вам живой пример. Клиент, производственная компания в Подольске, 42 рабочих места, 1С 8.3 на терминальном сервере плюс файловый архив чертежей. Взяли Dell PowerEdge R450 — два Xeon Silver, 128 гигабайт памяти, RAID10 на NVMe. Коробка вышла в 480 000 рублей.

На этом расходы не заканчиваются, хотя именно эту сумму обычно и называют, когда спорят про «покупку». ИБП на 3000 ВА — ещё 65 000. Лицензии Windows Server 2022 Standard плюс 50 пользовательских лицензий CAL для терминального доступа — около 230 000 рублей разово. Настройка, перенос баз, донастройка резервного копирования — ещё 35 000 у нас как у подрядчика. Итого стартовый чек — 810 000 рублей, и это ещё без НДС для тех, кто на упрощёнке без вычета.

Дальше — эксплуатация. Резервное копирование через Veeam по подписке — 42 000 в год, за три года 126 000. Электричество: сервер с ИБП под нагрузкой ест около 0,45 кВт круглосуточно, за три года набегает почти 12 000 киловатт-часов, по московскому бизнес-тарифу это примерно 89 000 рублей. Плюс отдельное администрирование именно железа сверх обычного абонемента — у нас это 4000 рублей в месяц, за три года 144 000. Итого владение обходится в 1 167 700 рублей за три года. Продать б/у сервер в конце срока получится тысяч за 100-110, так что чистыми — около 1 057 700.

Что скрыто в тарифе на аренду

Аренда физического выделенного сервера в ЦОД с аналогичной начинкой у российских провайдеров сейчас стоит 32 000-38 000 рублей в месяц. Цифра красивая, если её не разворачивать. Разворачиваем: в неё почти всегда уже включено электричество, охлаждение, интернет-канал, физическая безопасность стойки и — что важно — замена дисков и блоков питания при отказе, за счёт провайдера, а не за ваш.

Но лицензии на Windows Server и CAL по такой модели обычно не входят в базовый тариф — их берут отдельно, по подписке SPLA, это плюс 5000-7000 рублей в месяц на полсотни пользователей. В сумме реальная аренда выходит в 38 000-42 000 рублей ежемесячно. Возьмём среднее — 40 000. За 36 месяцев это 1 440 000 рублей.

Разница с покупкой — примерно 380 000 рублей за три года не в пользу аренды. Цифра не в пользу тех красивых презентаций про облака, где всё сравнивают только по первому месяцу.

Тогда почему я половине клиентов советую всё-таки арендовать

Потому что 810 000 рублей нужно найти сразу, одним платежом, до того как сервер вообще заработает. У бухгалтерской фирмы на 18 человек, с которой я работаю с 2019 года, свободных 800 тысяч просто не было — все деньги были в обороте, в дебиторке клиентов. Для них аренда по 25 000 в месяц — не экономика, а вопрос выживания кэш-флоу. Никто не будет ждать три года ради экономии, если для этого нужно остановить платежи поставщикам сейчас.

Второй момент — риск поломки вне гарантии. У юридической фирмы клиент купил сервер сам, без нас, сэкономил на консультации. На третий год после покупки умер контроллер RAID — не диск, а именно контроллер, редкая штука, но бывает. Восстановление данных обошлось им в 210 000 рублей плюс простой офиса на два дня. При аренде эта головная боль и эти деньги — целиком на провайдере.

И третье, о чём почему-то никто не говорит: обслуживание физического сервера — это отдельная компетенция. RAID, прошивки контроллеров, мониторинг SMART, замена термопасты на процессорах раз в пару лет — рутина, но требует человека, который в этом разбирается. У штатного эникейщика небольшого офиса, который умеет переустановить Windows и настроить принтер, таких навыков обычно нет. Либо вы платите нам за абонемент, либо покупаете это как часть аренды у провайдера ЦОД — так или иначе, это ещё одна статья расходов, просто в модели покупки она часто выпадает из расчёта.

Три реальных сценария из моей практики

Бухгалтерская фирма, 15 рабочих мест, только 1С и терминал для удалённых сотрудников: нагрузка небольшая, конфигурацию можно взять скромнее — сервер обойдётся тысяч в 550 под ключ с лицензиями, аренда аналога — 22 000-25 000 в месяц. За три года покупка выгоднее на 150-200 тысяч, но свободных денег у таких компаний обычно нет, и в 8 случаях из 10 они выбирают аренду или лизинг.

Юридическая фирма, 25 мест, документооборот, КриптоПро для отчётности и подписания, требовательный к аптайму RDP-доступ: здесь я обычно рекомендую покупку, если у компании стабильный оборот. Разница за три года — почти 400 000 рублей, а нагрузка предсказуемая, без резких скачков, которые требовали бы гибкости облака.

Производство или медклиника на 40-50 мест, где объём данных растёт непредсказуемо — новые модули 1С, архивы снимков, видеонаблюдение: тут чаще выгоднее гибридная схема. Базовый терминальный сервер — свой, а под пиковые задачи или резервные копии — арендованное хранилище в облаке. Плачу только за то, что реально использую в моменте, и не покупаю железо под нагрузку, которая бывает раз в квартал.

На что смотрю в первую очередь, когда советую клиенту

Первое — есть ли у компании 800-900 тысяч рублей, которые не нужны в обороте в ближайшие полгода. Если нет — разговор об аренде или лизинге, и точка, экономия в 300-400 тысяч за три года не стоит кассового разрыва сейчас.

Второе — насколько предсказуема нагрузка. Если через год-два вы планируете удвоить штат или добавить производственный модуль в 1С — с арендой это решается сменой тарифа за один звонок. С собственным сервером — новой закупкой, а старый ещё жалко продавать.

Третье — кто будет обслуживать. Если у вас уже есть подрядчик или штатный админ с опытом именно серверного железа — покупка становится выгоднее, обслуживание дешевле. Если такого человека нет — аренда снимает с вас этот риск целиком, и это стоит своих денег, даже если в чистой арифметике аренда дороже.

Частые вопросы

А если взять сервер в лизинг — это третий вариант?
По сути да, промежуточный вариант между покупкой и арендой. Вы платите ежемесячно, как при аренде, но в конце срока сервер становится вашим. Переплата за лизинг обычно 8-15% годовых сверх стоимости железа, зато не нужно искать 800 тысяч сразу. Для компаний со стабильным оборотом, но без свободного капитала, — часто самый разумный выбор.

Через сколько окупается свой сервер по сравнению с арендой?
В моих расчётах — примерно на 24-27 месяце, если сравнивать помесячные траты на аренду с разовым платежом за покупку плюс её текущие расходы. До этой точки аренда формально дешевле, после — покупка начинает выигрывать. Именно поэтому для горизонта короче двух лет аренда почти всегда разумнее.

Аренда виртуального сервера (VDS/VPS) в облаке — это то же самое, что аренда физического сервера?
Нет, и это разные деньги и разная надёжность. VDS — это виртуальная машина на общем железе провайдера, дешевле в 2-3 раза, но производительность зависит от соседей по хосту, а под тяжёлую 1С-базу на полсотни пользователей она может не тянуть. Физический выделенный сервер — гарантированные ресурсы только для вас, ближе по логике к собственной покупке, просто без разового платежа.

Сервер уже куплен два года назад и просто стареет — что делать?
Если гарантия ещё год — ничего, эксплуатируйте дальше, это самый дешёвый период его жизни. За полгода до конца гарантии я обычно советую клиентам уже присматривать замену и решать, покупать снова или переходить на аренду — чтобы не оказаться с мёртвым RAID-контроллером и без поддержки производителя в самый неподходящий момент.