CalDAV и CardDAV Яндекса: как перенести календари и контакты на новый почтовый сервер

Облако отдаёт письма, но годами накопленные календари и контакты держит у себя — и без вашего усилия они там и останутся. Уходя из облака на свой сервер, важно забрать не только письма: календари и контакты — такая же часть работы, и их тоже нельзя оставлять у чужого провайдера. CalDAV Яндекса (caldav.yandex.ru) и CardDAV (carddav.yandex.ru) позволяют забрать календари и контакты при переезде, но проще и надёжнее для большинства компаний выгрузка в файлы: контакты — кнопкой «Экспорт контактов» в vCard, календари — владельцем в формате iCal. Письма imapsync их не переносит, поэтому это отдельный шаг на 15–30 минут на сотрудника вручную или скриптом для всех сразу. Ниже — параметры по справке Яндекса, команды выгрузки и загрузки, проверенные на стенде, и подводные камни: группа «Телефонные контакты», общие календари и дубли на телефонах.

Не оставляйте календари в облаке

Уходя из облака, многие забирают письма, а календари и контакты оставляют «на потом». В итоге при следующей аварии у провайдера компания теряет доступ к расписанию встреч и телефонам клиентов — к тому, что нужно в первую очередь.

Календари и контакты — такая же собственность компании, как переписка. Их нужно забрать на свой сервер вместе с почтой.

Ваши связи — не собственность провайдера

Контакты клиентов, поставщиков, партнёров — это не просто записи в адресной книге. Это капитал компании, собранный годами. Календари — это память о каждой встрече, каждом обещании, каждом сроке. И всё это лежит у облачного провайдера, в формате и на условиях, которые выбрал он.

В день, когда облако недоступно, вы не видите, с кем назначена встреча через час и куда звонить ключевому клиенту. Перенос контактов и календарей на свой сервер — это не техническая мелочь после переноса писем, а возвращение себе собственной памяти. Без него переезд не закончен.

Почему контакты и календари переносятся отдельно

Письма переносятся по IMAP, а контакты и календари живут в других протоколах: CardDAV (RFC 6352) для адресных книг и CalDAV (RFC 4791) для календарей. Поэтому утилиты переноса почты, включая imapsync, их не трогают, и если не сделать отдельный шаг, после переезда сотрудники обнаружат пустой календарь.

Есть два пути. Первый — выгрузить данные в файлы (vCard для контактов, iCal для календарей) и загрузить на новом сервере. Второй — забрать их напрямую по CardDAV и CalDAV и так же загрузить. Первый проще для нескольких сотрудников, второй удобнее, когда людей много и нужен повторяемый процесс. Можно и сочетать: файлы для личных данных, протоколы для общих календарей.

Общий план переезда — в руководстве по переносу почты с Яндекс 360. Здесь — только контакты и календари, с параметрами по официальной справке Яндекса и командами, которые мы проверили на стенде.

Что именно переносится и что нет

Источники: управление контактами, экспорт календаря, синхронизация календаря на мобильном устройстве и справка Яндекс Почты по работе с контактами.

Важная оговорка про CardDAV: по справке Яндекса для синхронизации контакты нужно добавить в группу «Телефонные контакты». Если забирать контакты по CardDAV, а у сотрудника они лежат в других группах, часть контактов не попадёт в выгрузку. Для полного переноса личных контактов надёжнее экспорт в файл vCard.

Способ 1. Через файлы: vCard и iCal

Это самый простой путь, и для большинства небольших компаний его достаточно.

Контакты. По справке Яндекса в разделе «Контакты» нажмите «Экспорт контактов» и «Сохранить» — все личные контакты сохранятся в файл vCard. На новом сервере файл загружается через импорт в адресную книгу: в веб-интерфейсах SOGo (mailcow), Carbonio, Nextcloud и в почтовых программах такая функция есть.

Календари. Владелец календаря открывает настройки календаря (три точки рядом с его названием), вкладку «Экспорт» и выбирает формат iCal. Ссылку можно открыть в браузере и сохранить как файл .ics. На новом сервере файл импортируется в нужный календарь.

Плюсы способа: не нужны пароли приложений и командная строка. Минусы: каждый сотрудник делает это сам (или с помощью администратора на его рабочем месте), а календари других людей, к которым у сотрудника есть доступ, этим способом не выгрузить — для них доступна только ссылка CalDAV.

Если сотрудников немного, удобно сделать это за один короткий созвон: каждый выгружает свои файлы по инструкции и сразу отправляет их ответственному через общее защищённое хранилище, а не по почте, которую как раз переносят.

Способ 2. Напрямую по CalDAV и CardDAV

Когда сотрудников много, удобнее забирать календари и контакты централизованно по протоколам. Параметры Яндекса по справке:

CalDAV:  https://caldav.yandex.ru      логин: имя@домен   пароль: пароль приложения «Календарь»
CardDAV: carddav.yandex.ru               логин: имя@домен   пароль: пароль приложения «Контакты»

Пароли приложений создаются в Яндекс ID в разделе паролей приложений, с выбором соответствующего типа. Как и для почты, пароль показывается один раз; подробности — в статье о подготовке Яндекс 360 к выгрузке.

Выгрузка всех событий календаря — это один стандартный запрос REPORT с фильтром по компоненту VCALENDAR. На стенде (сервер Radicale) мы выполняли его так:

curl -s -u "$USER:$PASS" -X REPORT "$CAL_URL" \
  -H 'Depth: 1' -H 'Content-Type: application/xml' \
  --data '<?xml version="1.0"?><C:calendar-query xmlns:D="DAV:" xmlns:C="urn:ietf:params:xml:ns:caldav"><D:prop><C:calendar-data/></D:prop><C:filter><C:comp-filter name="VCALENDAR"/></C:filter></C:calendar-query>' \
  > export_cal.xml

Для контактов — аналогичный запрос addressbook-query:

curl -s -u "$USER:$PASS" -X REPORT "$BOOK_URL" \
  -H 'Depth: 1' -H 'Content-Type: application/xml' \
  --data '<?xml version="1.0"?><C:addressbook-query xmlns:D="DAV:" xmlns:C="urn:ietf:params:xml:ns:carddav"><D:prop><C:address-data/></D:prop></C:addressbook-query>' \
  > export_card.xml

Здесь $CAL_URL и $BOOK_URL — адреса конкретного календаря и адресной книги; их можно получить из настроек календаря (ссылка CalDAV) или запросом PROPFIND к серверу. Ответ — XML, внутри которого лежат события (iCalendar) и контакты (vCard). На стенде выгрузка вернула все 3 тестовых события и все 3 контакта.

Загрузка на новый сервер

Загрузить события и контакты по CalDAV и CardDAV можно поштучно, запросом PUT: каждое событие — отдельный файл .ics, каждый контакт — отдельный .vcf, имя файла удобно брать из поля UID. Перед загрузкой на новом сервере создаются календарь и адресная книга (в веб-интерфейсе или запросами MKCALENDAR и MKCOL).

curl -s -u "$USER:$PASS" -X PUT "$NEW_CAL_URL/$UID.ics" \
  -H 'Content-Type: text/calendar' --data-binary @event.ics

На стенде мы разобрали XML-ответ выгрузки небольшим скриптом на Python, достали из него каждое событие и контакт и загрузили их PUT-запросами: календарь — 3 из 3, контакты — 3 из 3; на новом сервере проверили, что названия событий («Планёрка 1–3») и имена контактов на кириллице сохранились.

Если новый сервер поддерживает импорт файлов .ics и .vcf в веб-интерфейсе, проще склеить выгрузку в один файл и импортировать его целиком — тогда скрипт не нужен.

Как организовать перенос для всех сотрудников

Когда сотрудников десятки, ручной экспорт превращается в рассылку инструкций и сбор файлов. Централизованный вариант: для каждого сотрудника создаются пароли приложений типов «Календарь» и «Контакты» (вместе с паролем для почты — за один подход), а ответственный запускает скрипт, который для каждого сотрудника выгружает календари и контакты по CalDAV и CardDAV и загружает их на новый сервер.

Логика скрипта та же, что на нашем стенде: запрос PROPFIND, чтобы узнать список календарей и адресных книг пользователя; запрос REPORT для каждого, чтобы получить все объекты; разбор XML; запрос PUT для каждого объекта на новом сервере. Пароли, как и для imapsync, читаются из файлов, а не передаются в командной строке.

Не забудьте ограничение CardDAV: в выгрузку попадёт только группа «Телефонные контакты». Для полноты личные контакты всё равно лучше дополнительно выгрузить в vCard — это делает сам сотрудник за минуту.

Запускайте выгрузку календарей ближе к дню переключения или повторите её после: встречи, созданные между выгрузкой и переключением, иначе останутся только в старом календаре.

Подводные камни

Главное правило — не переносить контакты и календари одновременно несколькими способами. Если сначала импортировали файл, а потом ещё и синхронизировали телефон со старым сервером, получатся дубли, которые придётся чистить вручную.

Нужно ли переносить прошедшие события

Календарь за несколько лет — это тысячи событий, большинство из которых уже не нужны в работе. Переносить ли прошлое — решение компании: иногда история встреч нужна для отчётности или споров с клиентами, иногда достаточно будущих событий и последних нескольких месяцев.

Если историю решено не переносить целиком, сохраните полную выгрузку iCal каждого календаря в архив: файлы .ics занимают немного места и открываются любым календарным приложением. А на новый сервер загрузите только будущие события и, например, последние три месяца.

Для контактов такой вопрос обычно не стоит: адресные книги небольшие, переносятся целиком.

Сколько времени это занимает

Вручную: у сотрудника с одним календарём и личной адресной книгой экспорт и импорт занимают 10–15 минут вместе с проверкой. Централизованно скриптом: время уходит в основном на подготовку паролей приложений и список общих календарей, сама выгрузка и загрузка — минуты на сотрудника.

Самое долгое — общие календари и ресурсы: список, права, проверка бронирования. Закладывайте на них отдельное время в плане переезда.

Общие календари и переговорные

Общие календари отделов и календари ресурсов (переговорные, автомобили) — самая хлопотная часть. Права доступа к ним не переносятся вместе с событиями: на новом сервере календарь создаётся, события загружаются, а права выдаются заново по списку.

Составьте список таких календарей заранее: владелец, кто имеет доступ и с какими правами. Выгрузить события лучше от имени владельца — у него есть доступ к экспорту iCal.

На новом сервере проверьте, как он работает с ресурсами: в одних системах переговорная — отдельный тип календаря с автоматическим принятием приглашений, в других — обычный общий календарь. Если сотрудники бронировали переговорные через приглашения, это стоит протестировать до переключения. О том, как такие вещи устроены в Zimbra, — в статье «Zimbra: двойная бронь переговорной».

И ещё один практический совет: в день переключения попросите владельцев общих календарей не создавать новые события в старом календаре. Иначе их придётся переносить вторым проходом, а коллеги, уже работающие в новом календаре, их не увидят.

Телефоны сотрудников после переноса

Если на телефоне были настроены учётные записи CalDAV и CardDAV Яндекса, после переноса на новом сервере появятся те же события и контакты — и телефон покажет их дважды, из старого и нового аккаунта. Поэтому порядок такой: добавить новую учётную запись, убедиться, что события и контакты пришли, и удалить старую.

Учтите, что контакты, сохранённые в памяти телефона, а не в учётной записи CardDAV, с сервером не синхронизируются. Это частая причина жалоб «пропали контакты»: они никогда не были на сервере. Перед переездом попросите сотрудников проверить, где хранятся их важные контакты.

Для iOS по справке Яндекса может понадобиться указать адрес учётной записи CalDAV вручную в формате https://caldav.yandex.ru/principals/users/логин@домен/; для нового сервера адрес берётся из его документации.

Если сотрудники работают в Outlook

Outlook исторически хранит календарь и контакты в своём файле данных и синхронизирует их с сервером только по поддерживаемым протоколам. Если в компании Outlook подключён к Яндексу по IMAP, календарь и контакты в нём, скорее всего, локальные — их нет на сервере Яндекса, и выгрузка по CalDAV и CardDAV их не увидит.

Поэтому у пользователей Outlook проверьте, где на самом деле живёт календарь: в учётной записи сервера или в локальном файле. Локальный календарь экспортируется из самого Outlook в файл и импортируется на новом сервере либо остаётся локальным — тогда при смене компьютера он потеряется.

На новом сервере заранее проверьте, как Outlook будет работать с календарями: через CalDAV-надстройку, через встроенную поддержку сервера или через синхронизацию ActiveSync, если она есть. О том, что бывает с календарями SOGo в новом Outlook, — в нашей статье «Новый Outlook и SOGo».

Как проверить, что перенесено всё

Сравните количество: число контактов в адресной книге до и после, число событий в каждом календаре за ближайшие месяцы. На стенде мы сверяли это теми же запросами REPORT на старом и новом сервере — числа совпали.

Выборочно проверьте сложные случаи: повторяющиеся встречи, события с участниками, события в другом часовом поясе, контакты с несколькими телефонами и адресами.

И попросите двух-трёх сотрудников, которые активнее всех пользуются календарём, посмотреть свою неделю в новом интерфейсе до общего переключения.

Результаты сверки запишите в простую таблицу по сотрудникам: сколько было, сколько стало, кто проверил. Она пригодится, если через месяц кто-то скажет, что встреча пропала, — будет видно, было ли событие на момент переноса.

Чек-лист переноса контактов и календарей

Пройдите по пунктам для каждого сотрудника или централизованно.

• личные контакты выгружены в vCard
• календари выгружены владельцами в iCal или подготовлен доступ по CalDAV
• составлен список общих календарей и ресурсов с правами доступа
• на новом сервере созданы календари и адресные книги
• события и контакты загружены одним способом, без повторов
• число событий и контактов совпадает
• проверены повторяющиеся встречи и часовые пояса
• права на общие календари выданы заново
• на телефонах добавлены новые учётные записи, старые удалены

Частые вопросы