IT-бюджет компании до 50 рабочих мест: что закладывать на год и как обосновать перед директором

Каждую осень одна и та же история: собственник просит «прикинуть, сколько нам IT в следующем году будет стоить», а через неделю смотрит на цифру и говорит «а нельзя подешевле». За пятнадцать лет я собрал, наверное, две сотни таких бюджетов — для бухгалтерий, юрфирм, клиник,小小 производств. Расскажу, из чего реально складывается смета, а не из чего её любят складывать на бумаге для галочки.

Зачем вообще считать IT-бюджет заранее

У одного клиента, торговая компания на 35 рабочих мест, IT-расходы жили в статье «прочее» вместе с водой в кулер и канцтоварами. Пока не сдох старый сервер 1С. Экстренная закупка, простой три дня, курьер за железом в другой конец Москвы, наценка за срочность — вместо плановых 250 тысяч вышло 480. Директор был в бешенстве, хотя злиться надо было на себя: сервер работал восемь лет, все технари об этом предупреждали ещё в прошлом отчёте.

IT-бюджет — это не про то, чтобы «заложить побольше и авось хватит». Это инструмент, который переводит риск в цифру заранее, пока у вас есть время выбрать поставщика подешевле, а не звонить в три конторы с криком «нужно сегодня».

Второй момент, о котором забывают: без утверждённого бюджета IT-отдел или аутсорсер каждый месяц выпрашивает деньги по одной. Разово это выглядит мелочью — 15 тысяч на лицензию, 40 на роутер. За год набегает сумма, которую директор видит только постфактум и всегда неприятно удивляется.

Железо: самая понятная и самая недооценённая статья

Простое правило: рабочая станция живёт 4-5 лет, дальше начинает тормозить и сыпаться. При парке 50 машин это значит ежегодную замену 10-12 штук — просто по циклу износа, без всяких форс-мажоров. Средний офисный компьютер сейчас — 55-70 тысяч рублей, ноутбук для мобильных сотрудников — 75-95 тысяч. Считаем: 12 машин по 65 тысяч — это 780 тысяч в год только на плановую замену рабочих станций.

Отдельно — серверная инфраструктура. Файловый сервер, сервер 1С или терминальный сервер живёт дольше, 6-8 лет, но и стоит соразмерно: от 350 тысяч за нормальную конфигурацию с RAID до миллиона с лишним, если нужна виртуализация под несколько задач. Амортизируем на срок службы — получаем 100-150 тысяч в год условной «резервации» под будущую замену, даже если сервер ещё жив и не планируется к замене в этом году.

И сеть — то, о чём вспоминают, только когда падает интернет в разгар рабочего дня. Коммутаторы, точки доступа, ИБП для серверной — по мелочи, но набегает 60-100 тысяч в год на обновление и ремонт. У одной юрфирмы на 20 рабочих мест в прошлом году сгорел ИБП вместе с материнкой сервера при скачке напряжения — 180 тысяч разом, потому что резервный ИБП не покупали три года как «неважное».

Лицензии и подписки: незаметная, но растущая статья

1С в облаке — от 1000 до 1800 рублей на пользователя в месяц, в зависимости от конфигурации и провайдера. Для бухгалтерии на 10 сотрудников это 120-216 тысяч в год. КриптоПро CSP плюс токены для отчётности и ЭДО — 2500-4000 рублей на пользователя в год, для медклиники или производства с обязательной отчётностью в госорганы это ощутимая строка, особенно если сотрудников, подписывающих документы, десяток и больше.

Антивирус корпоративного класса — 1000-1500 рублей на устройство в год, экономить на нём после прошлогодней волны шифровальщиков я вообще не советую никому. Почтовые и офисные подписки — тут вилка большая: от бесплатных облачных решений до 700-900 рублей на пользователя в месяц за нормальный пакет с почтой, диском и защитой от спама. На 30 сотрудников это 250-320 тысяч в год только на почту и офис.

Отдельно упомяну то, что почти всегда забывают: продление доменов, SSL-сертификатов, лицензий на специализированный софт — CAD-системы для производства, медицинские информационные системы для клиник, СЭД для юрфирм. По отдельности копейки, суммарно легко 50-150 тысяч в год, которые вылезают внезапно в момент продления, если их не свести в один список заранее.

Аутсорс IT-поддержки: абонентка против разовых вызовов

Тут собственники обычно ошибаются в обе стороны. Одни держат в штате айтишника за 90-120 тысяч в месяц, который занят фактической работой часа три в день, остальное время просто сидит на подхвате. Другие вызывают мастера по объявлению за 2000 рублей на разовый ремонт принтера и уверены, что это дешевле аутсорса — пока не пересчитают, сколько таких вызовов в год.

Абонентское обслуживание для компании на 30-50 рабочих мест сейчас стоит в Москве в среднем 60-150 тысяч рублей в месяц, в зависимости от объёма инфраструктуры и SLA по времени реакции. Да, это 720 тысяч — 1,8 миллиона в год, звучит солидно. Но в эту сумму входит и мониторинг серверов, и настройка бэкапов, и решение проблем ДО того, как они станут аварией, а не после.

У одного клиента, медицинская клиника на 40 рабочих мест, посчитали три года разовых вызовов — вышло 840 тысяч за год при полном отсутствии проактивной работы: сервер бэкапов не проверялся никогда, обновления безопасности не ставились месяцами. Перешли на абонентку за 95 тысяч в месяц — 1,14 миллиона в год, дороже на треть, но за первые полгода поймали и предотвратили две попытки шифровальщика через незакрытую уязвимость RDP, которую разовый мастер просто не заметил бы, потому что не мониторит систему постоянно.

Резерв на инциденты — строка, которую всегда режут первой

И зря. Резерв на инциденты — это не «на всякий случай отложить», это статистика, помноженная на здравый смысл. Атака шифровальщика, вышедший из строя жёсткий диск с базой 1С без свежего бэкапа, авария в серверной с заливом — каждое из этих событий стоит от 150 тысяч до нескольких миллионов, если считать простой бизнеса, а не только восстановление железа.

Я рекомендую закладывать резерв в 10-15% от общей суммы IT-бюджета отдельной строкой, не размазывая по остальным статьям. Для компании с общим бюджетом в 2,5 миллиона это 250-375 тысяч в год. Звучит как деньги, выброшенные в никуда, если инцидентов не было. Но у клиента-производителя на 45 рабочих мест в 2025 году шифровальщик зашёл через фишинговое письмо бухгалтеру — без резерва на экстренное восстановление и без Veeam-бэкапов, настроенных заранее, компания стояла четыре дня и потеряла больше в выручке, чем весь годовой IT-бюджет.

Отдельно в эту же корзину — план восстановления после сбоя, DRP по-простому. Не обязательно навороченный документ на сто страниц, для 50 рабочих мест хватит понятной схемы: где бэкапы, кто звонит первым, сколько времени на восстановление каждой системы. Стоит эта работа разово 40-80 тысяч у аутсорсера, а экономит потом недели простоя.

Формула расчёта — как свести всё в один документ

Практическая формула, которой я сам пользуюсь при подготовке бюджета клиентам: Бюджет = (Стоимость плановой замены железа) + (Лицензии на пользователя × количество пользователей × 12) + (Абонентка аутсорса × 12) + (Разовые проекты года — миграции, внедрения) + (Резерв 10-15% от суммы всех предыдущих пунктов).

Для условной компании на 40 рабочих мест это выглядит так: железо 600 тысяч, лицензии 480 тысяч, аутсорс 1,2 миллиона, разовые проекты 200 тысяч — итого 2,48 миллиона, плюс резерв 12% — 298 тысяч. Итоговая цифра для защиты перед директором: 2,78 миллиона в год, или около 232 тысяч в месяц на 40 рабочих мест — по 5800 рублей на рабочее место в месяц. Именно в таком разрезе, на одно рабочее место, бюджет и нужно показывать руководству — цифра в 2,78 миллиона пугает, а 5800 рублей на сотрудника в месяц звучит как совершенно разумные деньги, потому что так оно и есть.

Держите расчёт в таблице по кварталам, не одной суммой на год. Плановая замена железа обычно приходится на конкретные месяцы, разовые проекты привязаны к датам, и директору гораздо проще утвердить бюджет, когда видно, что деньги не улетают одним куском в январе, а распределены равномерно.

Типичные ошибки при защите бюджета перед директором

Первая ошибка — приносить одну итоговую цифру без разбивки. Директор видит «3 миллиона на IT» и первый вопрос — «а можно два?». Разбивка по статьям с примерами инцидентов конкурентов или собственной компании работает в разы лучше голой суммы.

Вторая — закладывать резерв на инциденты в общую строку железа или аутсорса, стыдясь называть его прямо. Так резерв первым и режут, потому что кажется, что это просто жирок. Называйте вещи своими именами: «резерв на киберинциденты и аварийное восстановление, 12% от бюджета» — это конкретная страховка, а не абстрактный запас.

Третья, самая частая — сравнивать стоимость аутсорса с зарплатой штатного айтишника без учёта налогов, отпускных, больничных и простоя на время его отпуска или увольнения. Полная стоимость сотрудника в штате — это оклад умножить примерно на 1,5-1,6 с учётом всех начислений и рисков. Когда директор видит это сравнение честно, вопрос «а почему аутсорс дороже» обычно снимается сам собой.

Частые вопросы

С чего начать расчёт бюджета, если раньше IT считали просто по факту трат прошлого года?
Возьмите инвентаризацию: сколько рабочих мест, серверов, какого возраста парк техники, какие лицензии сейчас продлеваются и когда. На основе этого списка и формулы из статьи собирается первая версия бюджета за пару дней. Дальше корректируете по факту специфики — медлицензии, отраслевой софт, требования по хранению данных.

Абонентка или разовые вызовы — что выгоднее для компании на 15-20 рабочих мест?
При таком размере абонентка почти всегда выгоднее по совокупной стоимости владения, даже если разовые вызовы кажутся дешевле на бумаге. Главный аргумент не цена, а то, что абонентка включает мониторинг и профилактику — проблемы ловятся до того, как станут аварией. Разовый мастер приезжает, только когда уже что-то сломалось.

Как обосновать резерв на инциденты, если у нас никогда серьёзных аварий не было?
Резерв закладывается не под вашу статистику, а под статистику отрасли — атаки шифровальщиков и отказы дисков не спрашивают, было у вас раньше или нет. Покажите директору стоимость простоя на день работы компании и сравните с размером резерва — обычно резерв в разы меньше цены одного серьёзного инцидента.

Что делать, если директор требует урезать IT-бюджет на треть?
Режьте не пропорционально все статьи, а конкретные пункты с объяснением последствий: например, отложить замену части железа на полгода — приемлемый риск, а вот резерв на инциденты и бэкапы урезать нельзя без явного принятия риска собственником письменно. Так решение об экономии становится осознанным выбором директора, а не вашей виной при следующей аварии.