Запрос цен у поставщиков в ERPNext: RFQ, сравнение предложений и выбор победителя

Запрос цен в ERPNext идёт по цепочке: заявка на материалы, Request for Quotation, ответы поставщиков в Supplier Quotation, отчёт сравнения и заказ победителю. Ниже по шагам, с названиями кнопок и полей, плюс правило, когда RFQ нужен, а когда это лишняя бюрократия.

Что такое RFQ в ERPNext и из какого документа он создаётся

RFQ, Request for Quotation, это ваш запрос поставщикам: список позиций, количества и дата, к которой материалы нужны. Ответ поставщика фиксируется отдельным документом Supplier Quotation: цена, срок, условия. Один запрос порождает несколько ответов, из которых вы выбираете один и оформляете заказ. Если вы только присматриваетесь к системе, наш вариант внедрения описан на странице ERPNext под ключ, а здесь разбираю именно закупочный шаг.

Создаётся RFQ из проведённой заявки на материалы. В форме Material Request после проведения в меню Create доступны три документа: Purchase Order, Request for Quotation и Supplier Quotation. Это важная деталь: цепочка не обязательная. Заявку можно сразу превратить в заказ поставщику, минуя запрос цен. Полная цепочка выглядит так: Material Request, RFQ, Supplier Quotation, Purchase Order, Purchase Receipt, Purchase Invoice, Payment Entry, и этапы можно пропускать.

Из чего состоит сам RFQ. В шапке дата и поле Required Date, к которой нужны материалы, сообщение для поставщика (Message for Supplier) и необязательный шаблон письма. В таблице Suppliers перечислены те, кого вы запрашиваете, у каждой строки есть признак Send Email, статус отправки и Quote Status. В таблице Items позиции и количества. Документ имеет статусы Draft, Submitted и Cancelled.

Прежде чем строить процесс, посмотрите, как у вас организованы справочники: у каждой позиции должна быть единица измерения и группа, у поставщика контакт с электронной почтой, иначе рассылка не уйдёт. Чтобы не отправлять запрос и не платить сомнительному исполнителю, проверяйте незнакомых поставщиков заранее: проверка контрагентов.

• Material Request (потребность) → Create → Request for Quotation.
• RFQ → таблица Suppliers → рассылка → ответы.
• Каждый ответ → Supplier Quotation.
• Сравнение → Purchase Order из выбранного предложения.

Как разослать запрос и записать ответы поставщиков в Supplier Quotation

Откройте проведённую заявку и выберите Create, затем Request for Quotation. Форма RFQ откроется с уже перенесёнными позициями. Теперь нужны поставщики. Их можно добавить вручную строками в таблицу Suppliers; если у поставщика указаны контакт и электронная почта и стоит галочка Send Email, письмо уйдёт при проведении документа. Для пакетного добавления есть меню Tools, пункт Get Suppliers: он подбирает поставщиков по группе (Supplier Group) или по метке (Tag).

Письма уходят при проведении RFQ, если стоит Send Email; либо отправить позже через Tools, пункт Send Emails to Suppliers. В письме есть ссылка на портал поставщика. Новому поставщику система предлагает задать пароль и он становится веб-пользователем, а возвращающийся входит под своим логином. Прикладывать файлы и печатную форму к письму можно флажками Send Attached Files и Send Document Print.

Ответы заносят двумя путями. Первый: снабженец открывает проведённый RFQ, выбирает Create, затем Supplier Quotation, указывает поставщика и вносит цены. Дальше сохраняет и проводит. Второй: поставщик заходит на портал, вводит цены и примечания и нажимает Make Quotation, после чего ERPNext создаёт Supplier Quotation в статусе Draft. Черновик снабженец проверяет и проводит сам. Какой путь выбрать, зависит от поставщиков: тем, кто не пользуется порталом, проще принять цену письмом или звонком и внести её самому.

Три поля Supplier Quotation, на которые я обращаю внимание. Valid Till, срок действия предложения: по умолчанию он ставится на месяц после даты документа, и его нужно скорректировать под условия поставщика. Валюта и условия оплаты. И статус: у предложения бывают Draft, Submitted, Stopped, Cancelled и Expired, то есть просроченное предложение система помечает, и в сравнение оно по умолчанию не попадает.

Практический совет по дисциплине: договоритесь, что цена без документа не существует. Если поставщик назвал цену по телефону, снабженец заводит Supplier Quotation в тот же день. Иначе через неделю никто не вспомнит, у кого было дешевле, а ради этой памяти и затевается весь процесс.

Как сравнить предложения и создать заказ победителю

Сравнение делается отчётом Supplier Quotation Comparison. Из формы RFQ он открывается через меню View. В нём можно фильтровать по компании, датам, позиции, поставщикам, конкретным предложениям и самому запросу, а ещё выбрать группировку: по поставщику или по позиции. По умолчанию в отчёт попадают проведённые предложения; просроченные добавляются флажком Include Expired.

Что видно в строках. Поставщик, позиция, единица измерения, количество, валюта, цена и цена за единицу в единице хранения, итоговая сумма и цена за единицу в валюте компании, а также Valid Till и срок поставки в днях (Lead Time Days) и ссылка на RFQ. Минимальную цену за единицу отчёт выделяет зелёным шрифтом, а даты окончания действия предложения красным, если осталось не больше суток, и оранжевым, если не больше недели. Зелёный цвет не означает победителя: он указывает на самую низкую цену, а решение вы принимаете по всем колонкам.

Как выбирается победитель. Отдельного документа «выбор победителя» в ERPNext нет. Решение фиксируется действием: в проведённом Supplier Quotation выбираете Create, затем Purchase Order, и система создаёт заказ с ценами из этого предложения. Обоснование выбора записывайте в комментарии к документу или в описание заказа: через три месяца вас спросят, почему не взяли дешевле. Если нужно согласование руководителем, это настраивается Workflow на заказе поставщику; подробности зависят от версии, проверьте на демостенде.

Что сравнивать, кроме цены. Срок поставки: дешёвое предложение с поставкой через две недели не годится, если материал нужен в понедельник. Условия оплаты: предоплата сто процентов новому поставщику это риск, который стоит денег. Срок действия предложения. Доставка и сопутствующие расходы, которые поставщик может вынести в отдельную строку. Для сопоставимости сводите всё к стоимости «на объекте».

Здесь есть ограничение, которое я проверил в коде отчёта. Сравнение работает по одной позиции и общей сумме предложений; оно не учитывает ваши неформальные критерии вроде надёжности или истории работы с поставщиком. Эти критерии остаются за человеком. Для накопления истории по поставщику пригодятся отдельные отчёты и карточка поставщика, но это тема другой статьи.

Когда RFQ нужен малой компании, а когда это лишняя бюрократия

Для команды из пяти-шести человек RFQ это исключение, а не правило. Если у вас есть постоянный поставщик с согласованной ценой, лишний круг запросов тратит время и раздражает поставщика. Если закупка дешёвая и срочная, достаточно прямого заказа. Сама система это допускает: цепочку можно сокращать, и для микробизнеса Supplier Quotation разумен только на дорогостоящих позициях.

Моё правило по трём вопросам. Позиция дорогая для вашего бюджета? Тогда запрашиваем 2–3 предложения через RFQ. Дешёвая, но есть постоянный поставщик с согласованной ценой? Сразу Purchase Order. Дешёвая, поставщика нет? Разовый запрос по телефону и фиксация цены в заказе. «Дорогая» каждый определяет сам: порог в рублях, начиная с которого вы хотите видеть минимум два предложения.

Что даёт RFQ сверх экономии. Процесс оставляет след: кому писали, кто ответил, какие были цены и сроки. Для проверок и споров это ценнее, чем гипотетический процент выигрыша. Обещать конкретный процент экономии я не буду: в отраслевых обзорах встречаются широкие диапазоны экономии от конкурентных закупок, но они не относятся к ERPNext, а вашу цифру покажет только сравнение цен по позициям у трёх поставщиков за квартал.

Где RFQ вредит. Когда по нему работают формально: рассылают запрос трём поставщикам, один из которых заведомо выиграет. Когда снабженец тратит полдня на оформление закупки на 5 000 ₽. Когда нет дисциплины внесения ответов, и отчёт сравнения пуст. В этих случаях лучше упростить процесс, чем делать вид, что он работает. Проверка контрагента и счета перед оплатой защищают от другого риска, мошенничества со счетами; об этом материал про BEC и поддельные счета поставщика.

Как «Вентиляция-Сервис Юг» выбирала поставщика воздуховодов (условный пример)

Условный пример: монтажная фирма «Вентиляция-Сервис Юг», 13 рабочих мест, монтаж вентиляции на объектах. Прораб оформляет заявку на материалы: воздуховод круглый 200 мм, 120 метров, нужен через семь дней. Позиция дорогая для бюджета объекта, поэтому снабженец идёт по цепочке с RFQ. Цифры придуманы для иллюстрации, это не реальный клиент и не рыночные цены.

Снабженец создаёт RFQ из заявки и добавляет трёх поставщиков через Tools, Get Suppliers. Ответы приходят письмами, и он заносит их как три Supplier Quotation. Затем открывает Supplier Quotation Comparison. Получается такая картина: | Поставщик | Цена за метр | Сумма за 120 м | Срок | Оплата | |---|---|---|---|---| | A | 410 ₽ | 49 200 ₽ | 5 дней | 50 % вперёд | | B | 385 ₽ | 46 200 ₽ | 14 дней | 10 дней после поставки | | C | 398 ₽ | 47 760 ₽ | 3 дня | 100 % вперёд |

Зелёным отчёт выделяет цену поставщика B: цена самая низкая. Но материал нужен через семь дней, а B поставит через четырнадцать. Остаются A и C. C дешевле A на 1 440 ₽, около трёх процентов, но требует полной предоплаты. Руководитель решает, что экономия не стоит риска предоплаты поставщику, с которым фирма ещё не работала, и выбирает A, с которым уже есть история. Снабженец создаёт из его предложения Purchase Order и записывает в комментарий причину.

Результат: заказ у A на 49 200 ₽ с поставкой за пять дней, полная картина по трём предложениям сохранена в системе. Если через месяц B окажется надёжным, в следующий раз он получит запрос с большим сроком. Важная деталь примера: победитель не тот, у кого самая низкая цена, и именно поэтому отчёт показывает срок и условия рядом с ценой.

Перед первым боевым запросом я прохожу короткий чек-лист. У всех позиций есть единица измерения и группа. У каждого поставщика в карточке указаны контакт и адрес электронной почты, иначе письмо не уйдёт и вы узнаете об этом только по тишине. Подготовлен шаблон письма и текст в поле Message for Supplier: что нужно, к какой дате, как оформить ответ и до какого срока он принимается. У снабженца есть права на создание RFQ и предложений, а у руководителя на заказ. И один пробный запрос проведён на недорогой позиции, чтобы увидеть путь целиком, от письма до отчёта, пока ставки невысоки.

Что я бы подсказал этой фирме дополнительно. Завести порог: ниже, например, 20 000 ₽ по объекту запрос цен не обязателен. Хранить в карточках поставщиков последнюю подтверждённую цену, чтобы часть закупок шла без запросов. И раз в квартал смотреть, у кого из поставщиков предложения систематически истекают до оформления заказа: это знак, что запрос рассылается слишком рано. Если закупки идут вместе со счетами, подключите разбор входящих счетов; о таком сценарии есть материал про n8n и счета в 1С.

Частые вопросы