Настройка почты на телефоне после ухода из облака: iPhone, Android, календари и контакты на своём сервере

Сотрудник открывает телефон в понедельник после переезда — и видит пустой ящик или ошибку входа. Настройка почты на телефоне — то, что решает, будут ли сотрудники считать переезд из облака успехом или провалом. Облачный провайдер приучил их к своему приложению и держит их телефоны так же, как держит почту. Ниже — как за десять минут подключить свою почту, календари и контакты к iPhone и Android и не получить сотню звонков в первый день.

Облако держит вас даже через телефон

Облачный провайдер дал сотрудникам своё приложение — удобное, красивое, со всеми сервисами в одном месте. И именно через него он держит вас крепче всего: сотрудники привыкли, руководитель боится, что «на телефонах всё сломается», и переезд откладывается год за годом. Это не случайность, а стратегия удержания.

Правда в том, что стандартные почтовые протоколы работают на любом телефоне без приложения провайдера. Встроенная почта iPhone, Thunderbird на Android, календари и контакты по открытым стандартам — всё это подключается к своему серверу за минуты. Нужна только понятная инструкция и один спокойный понедельник.

Что нужно от сервера

До того как сотрудники начнут настраивать телефоны, сервер должен быть готов.

• действительный сертификат на имя сервера — иначе телефон будет пугать предупреждениями
• записи автонастройки autodiscover и autoconfig в DNS
• IMAP 993 с SSL и SMTP 587 со STARTTLS открыты из интернета
• CalDAV и CardDAV для календарей и контактов
• пароли приложений для каждого устройства
• защита от перебора паролей — телефоны часто пробуют старые пароли

Варианты подключения

iPhone: почта

В настройках — «Почта», «Учётные записи», «Добавить учётную запись», «Другое», «Новая учётная запись». Ввести имя, адрес и пароль приложения. Если в DNS есть записи автонастройки, iPhone найдёт сервер сам; если нет — выбрать IMAP и указать сервер входящей почты mail.company.ru и исходящей — тот же сервер, логин — полный адрес. Проверить, что SSL включён, порт входящей 993, исходящей 587.

Самый удобный способ для компании — профиль конфигурации: администратор готовит файл с настройками почты, календаря и контактов, сотрудник открывает его на телефоне, вводит пароль — и всё настроено. Ошибок в адресах серверов и портах при этом не бывает, а при смене сервера в будущем достаточно разослать новый профиль.

iPhone: календари и контакты

Календари добавляются там же, в учётных записях, как «Учётная запись CalDAV», контакты — как «Учётная запись CardDAV». Сервер — тот же mail.company.ru или адрес, который даёт ваша сборка, логин и пароль — те же. После подключения календари и адресная книга с сервера появятся во встроенных приложениях. Старую учётную запись облачного провайдера на телефоне удалите или отключите в ней календари и контакты, иначе события и контакты задвоятся. Перед удалением убедитесь, что календари и контакты уже перенесены на сервер, — иначе вместе со старой учётной записью с телефона исчезнут и они.

Android: почта

На Android встроенные приложения отличаются у разных производителей, поэтому мы рекомендуем один клиент для всех — Thunderbird для Android, бывший K-9 Mail. Он бесплатный, с открытым кодом и умеет автонастройку: достаточно ввести адрес и пароль приложения. Если сотрудники привыкли к Gmail, он тоже подключает чужие ящики по IMAP — но тогда почта проходит через сервисы Google, что для корпоративной переписки нежелательно.

Android: календари и контакты

Android не умеет CalDAV и CardDAV из коробки. Для этого есть DAVx5 — приложение синхронизации, которое подключает календари и контакты с вашего сервера к системным приложениям телефона. Один раз настроить адрес сервера и учётную запись — и календарь сотрудника показывает события с вашего сервера, а контакты появляются в звонилке. Это надёжнее, чем отдельные календарные приложения для каждого сервиса.

ActiveSync: когда он есть

Некоторые сборки поддерживают ActiveSync — протокол, который синхронизирует почту, календари и контакты одной учётной записью с push-уведомлениями. В mailcow он работает через SOGo, в платных версиях других платформ — встроенно. На iPhone ActiveSync подключается как учётная запись Exchange, на Android — через приложения, которые его поддерживают. Удобно, но не обязательно: связка IMAP плюс CalDAV и CardDAV работает на любом сервере.

Как работает автонастройка

Автонастройка избавляет сотрудника от ввода серверов и портов. Почтовые клиенты, получив адрес, ищут настройки в нескольких местах: по записи autoconfig в DNS вашего домена — так делают Thunderbird на компьютере и на Android, по записи autodiscover — так делают клиенты Microsoft и часть других, по SRV-записям для IMAP и SMTP. Если записи опубликованы и сервер отдаёт файл настроек, сотрудник вводит адрес и пароль — всё остальное клиент находит сам. Проверьте это до переключения на тестовом телефоне: автонастройка, которая не работает, хуже, чем её отсутствие, потому что клиент подставляет неправильные значения.

Профиль конфигурации для iPhone

Профиль — небольшой файл, в котором описаны учётные записи почты, календаря и контактов: серверы, порты, шифрование, имя пользователя. Пароль в профиль не кладётся — его сотрудник вводит при установке. Администратор готовит профиль один раз, раздаёт по ссылке во внутренней сети или через систему управления устройствами, и все iPhone компании настроены одинаково. Это исключает ошибки и экономит больше всего времени в компаниях, где у большинства iPhone. Частая жалоба «iPhone настраивается только вручную» как раз решается профилем — мы разбирали её в статье о настройке почты на iPhone в mailcow.

Осторожно с почтовыми приложениями из облака

Некоторые популярные почтовые приложения для телефонов подключают чужие ящики не напрямую, а через серверы своего разработчика: приложение отдаёт ваш логин и пароль облаку разработчика, а оно забирает почту с вашего сервера и пересылает на телефон. Для пользователя это незаметно, но для компании означает, что корпоративная переписка снова проходит через чужое облако. Уходя из облака ради контроля, выбирайте клиенты, которые подключаются к вашему серверу напрямую: встроенная почта iPhone, Thunderbird для Android. Проверить можно по журналам своего сервера: если вход в ящик идёт не с адреса телефона, а с адресов дата-центра разработчика приложения, — приложение работает через посредника.

Уведомления о новых письмах

Сотрудники ждут, что письмо появится на телефоне мгновенно, как в приложении облака. Для IMAP это обеспечивает механизм IDLE: телефон держит соединение с сервером, и сервер сообщает о новом письме сразу. Встроенная почта iPhone для IMAP-ящиков проверяет почту по расписанию, и письма приходят с задержкой в минуты; Thunderbird для Android поддерживает IDLE. Если мгновенные уведомления критичны — ActiveSync, где он доступен. Объясните это сотрудникам заранее, чтобы задержка в несколько минут не стала поводом для жалоб.

Общие ящики на телефоне

Общий ящик вроде info@ или zakaz@ на телефоне подключается либо как отдельная учётная запись со своим паролем приложения, либо через делегирование — тогда он виден в веб-почте, но на телефоне не всегда. Для отдела продаж, который отвечает клиентам с телефонов, проще отдельная учётная запись общего ящика на каждом нужном телефоне, со своим паролем приложения, чтобы при увольнении отзывать доступ точечно.

Планшеты и личные телефоны

В компаниях почту читают не только с рабочих телефонов: личные смартфоны, планшеты, домашние компьютеры. С точки зрения сервера это просто ещё одно устройство с паролем приложения. С точки зрения безопасности — устройство, которым компания не управляет. Минимальное правило: каждое такое устройство — со своим паролем приложения, который можно отозвать, и без основного пароля. Для руководства и бухгалтерии, где в почте деньги и персональные данные, — только устройства с блокировкой экрана и шифрованием.

Что проверить на тестовом телефоне до переезда

За день до переключения возьмите по одному iPhone и Android и пройдите весь путь сотрудника.

• автонастройка находит сервер по адресу
• сертификат принимается без предупреждений
• письма приходят и отправляются, вложения открываются
• папки «Отправленные», «Черновики», «Корзина» на своих местах
• календарь показывает события, новое событие появляется на сервере
• контакты синхронизируются в обе стороны
• уведомления о новых письмах приходят

Когда телефон потерян или украден

Порядок короткий: сотрудник сообщает администратору, администратор отзывает пароль приложения этого телефона — с этого момента устройство больше не получает почту и не может отправлять. Остальные устройства сотрудника продолжают работать. Если в компании есть управление мобильными устройствами, корпоративные данные стираются удалённо. В журналах своего сервера видно, были ли входы с потерянного телефона после пропажи, — это важно, если в почте персональные данные.

Пароли приложений — обязательно

Не позволяйте сотрудникам вводить на телефоне основной пароль от почты или от компьютера. Для каждого устройства — отдельный пароль приложения. Потерял телефон — администратор отзывает один пароль, всё остальное работает. Уволился сотрудник — отзываются все его пароли приложений вместе с учётной записью. В облаке пароли приложений тоже есть, но только там, где их разрешил провайдер, и по его правилам.

Инструкция для сотрудников

Лучшая инструкция — одна страница с картинками: для iPhone и для Android отдельно. В ней: адрес сервера, где взять пароль приложения, пошаговые снимки экранов, что делать со старой учётной записью облака. Разошлите её за день до переключения и назначьте время, когда администратор помогает тем, у кого не получилось. Опыт: при хорошей инструкции девять из десяти сотрудников справляются сами. Остальным помогает администратор за пять минут — обычно дело в старом пароле или забытой учётной записи облака.

Типичные проблемы

Что мы видим в первый день после переезда.

• телефон ругается на сертификат — сертификат сервера не на то имя или истёк
• почта приходит, но не отправляется — неверный порт или шифрование исходящей
• пустой ящик — подключили не тот сервер или старую учётную запись облака
• события и контакты задвоились — не удалена старая учётная запись
• телефон перестал синхронизироваться через неделю — сменили основной пароль, а на телефоне был он, а не пароль приложения
• ящик заблокирован защитой от перебора — старый телефон долбит сервер старым паролем

Старые телефоны с облачными учётными записями

После переезда у многих сотрудников остаются телефоны, на которых продолжает работать учётная запись облака: старые письма, старый календарь. Сотрудник открывает «не тот» ящик и не видит новых писем. Поэтому старую учётную запись нужно не просто оставить, а отключить на телефоне или удалить — в тот же день, когда подключается новая. А когда облачные ящики будут закрыты, телефоны со старыми паролями начнут получать ошибки — это нормально, главное предупредить.

Безопасность телефонов

Телефон с корпоративной почтой — это корпоративные данные в кармане, который легко потерять. Минимум: блокировка экрана, шифрование устройства — на современных телефонах включено по умолчанию, пароль приложения вместо основного пароля. Для компаний с жёсткими требованиями — управление мобильными устройствами с возможностью удалённо стереть корпоративные данные. На своём сервере в журналах видно, с каких устройств входили в ящик, и подозрительное подключение заметно сразу.

Переезд без звонков

Хорошо подготовленный переезд выглядит так: в пятницу инструкция, в выходные смена MX, в понедельник утром сотрудники за пять минут подключают телефоны и работают. Администратор отвечает на несколько вопросов. Порядок переезда — в руководстве по переносу почты с Яндекс 360, перенос календарей и контактов — в статье о CardDAV и CalDAV, пароли приложений в mailcow — в статье о паролях приложений.

Частые вопросы