Коммерческое предложение из CRM: Quotation, шаблон PDF и согласование скидок в длинной B2B-сделке

Коммерческое предложение в CRM — это документ Quotation в ERPNext: он собирается из Lead или Opportunity, берёт позиции и остатки из справочника, печатается в PDF и проходит согласование скидки. Ниже: сборка КП, шаблон PDF, Workflow для скидок, версии и переход в заказ.

Коммерческое предложение в CRM: что такое Quotation и чем оно лучше файла в Word

Quotation в ERPNext — это отправляемый документ, где записаны товары, количества, цены, налоги и условия предложения, адресованные Lead или Customer. После согласия клиента из него одной кнопкой создаётся Sales Order. Разница с файлом в Word в том, что позиции берутся из справочника, цена и остаток подтягиваются сами, а история предложений лежит в карточке клиента, а не в чьей-то папке. Как мы внедряем ERPNext, описано на странице ERPNext под ключ.

Для длинной B2B-сделки это важно по простой причине. Предложение переписывают по пять-семь раз: меняется состав, цена, срок, условия оплаты. Если версии лежат в почте, через два месяца никто не скажет, какая из них последняя и кто согласовал скидку. В Quotation каждая версия — документ со статусом, автором и датой, а скидка проходит через согласование.

Статусы по документации: Draft (редактируется), Open (отправлено и ожидает решения), Ordered (оформлен заказ), Lost (клиент отказался, указана причина), Expired (истёк срок в поле Valid Till) и Cancelled. В коде v15 есть ещё два промежуточных: Replied (клиент ответил) и Partially Ordered (заказана часть позиций). Эти статусы питают отчёты по потерянным сделкам, а не просто красят строку в списке.

Об ограничениях сразу. ИИ-генерация текста КП — отдельная тема, она разобрана в нашей статье про ИИ для коммерческих предложений. Здесь мы говорим о КП как о документе учёта: структура, печатная форма, скидка, версия.

Как собрать КП из Lead и Opportunity: позиции, наличие, альтернативы

Клиента создавать заранее не обязательно: в поле Quotation To можно выбрать Lead, и предложение выставляется прямо на лид. Если же у вас уже есть Opportunity, используйте Get Items From > Opportunity: подтянутся контрагент и запрошенные позиции. Менеджеру остаётся проставить цены и условия. Это экономит ручной ввод и убирает расхождения между тем, что обсуждали, и тем, что предложили.

В строках таблицы позиций виден индикатор наличия: зелёный, если товар есть на складе, красный, если нет. Для поставщика оборудования с длинными сроками это основной рабочий сигнал: менеджер не обещает отгрузку из наличия, когда на складе пусто. Альтернативные позиции помечаются флагом Is Alternative, и такие строки не входят в общую сумму. Так в одном документе можно показать клиенту основной лифт и его аналог другого производителя.

Условия оплаты задаются через Payment Terms Template. Шаблоном может быть «30 дней», аванс плюс остаток или этапы, и сумма долей должна быть 100 %. Для лифтов типична схема «аванс при заказе, платёж перед отгрузкой, остаток после монтажа»; её собирают один раз как шаблон и подставляют в предложения. Для базиса поставки есть отдельное поле Incoterms.

Срок действия фиксируется в поле Valid Till. Когда дата проходит, предложение переходит в Expired. Я советую выставлять срок осознанно: если цена привязана к курсу или цене завода, ставьте две-три недели, а не «до конца года». Иначе менеджер будет продавать по цене прошлого квартала.

Как выглядит этот путь на схеме: Lead, Opportunity, Quotation в статусе Draft, согласование скидки, отправка PDF клиенту (Open), затем Sales Order или Lost, либо Expired. Данные схемы продублированы в тексте выше, чтобы вы могли использовать их как чек-лист.

Шаблон PDF: что настраивается без программиста, а где нужен Jinja

Без программиста решается многое. По документации, формат печати можно собрать несколькими способами: формой Print Format, конструктором Print Format Builder (перетаскиванием), настройкой стилей (шрифты, выравнивание подписей, заголовки разделов) и скрытием полей через Customize Form с флагом Print Hide. Например, из печатной формы КП можно убрать код позиции, оставив только наименование. Заголовок документа меняется полем Print Heading: «Коммерческое предложение» или Proforma Invoice, без смены типа документа.

Где конструктор упирается: строгие геометрические бланки с точными отступами, сложные таблицы, фирменные блоки с подписью и печатью. Конструктор перетаскиванием не даёт точной геометрии, и для такого бланка пишут Print Format на HTML, CSS и Jinja. Это уже работа разработчика: после неё вы сами редактировать вёрстку не будете, и менять её лучше только по согласованию, чтобы не сломать выдачу. Пример фрагмента Jinja для печати суммы и позиций (имена полей сверьте со своей версией):

{% for row in doc.items %}
  <tr><td>{{ row.item_name }}</td><td>{{ row.qty }}</td>
  <td>{{ row.get_formatted("rate", doc) }}</td></tr>
{% endfor %}
<p>Итого: {{ doc.get_formatted("grand_total") }}</p>

Про безопасность. Поля Print Format исполняют HTML и скрипты, поэтому доступ к их правке должен быть только у роли System Manager. Не назначайте это право менеджерам: ошибка в шаблоне ломает печать для всех, а чужой скрипт в шаблоне — риск уже иного рода.

В итоге схема такая: простой бланк делаете настройками, сложный заказываете один раз и закрепляете. Если ваша форма регламентирована отраслевым стандартом, учтите, что нормативных форм в коробке нет, а печатные формы КС-2 и подобные делаются на тех же шаблонах HTML и Jinja.

Скидки и согласование: Workflow для КП выше порога

Согласование скидки в ERPNext строится на Workflow для Quotation: состояния (например, «Черновик», «На согласовании у руководителя», «Согласовано», «Отклонено») и переходы между ними с ролями. Условие перехода можно привязать к полю, то есть направлять документы на согласование только если скидка выше порога. Это настраивается без программирования: поле Condition у перехода принимает выражение на Python, так что условие можно поставить и по сумме документа.

Для «Подъём Групп» порог был такой: до 5 % менеджер решает сам, от 5 до 10 % подтверждает руководитель отдела, свыше 10 % — директор. Это иллюстративные значения, они задаются в Workflow и меняются без разработки. Пример условия на переход (имя поля скидки проверьте в своей версии): doc.additional_discount_percentage > 5.

Подводные камни перечисляю прямо. Первое: самосогласование. Если инициатор имеет роль согласующего, в стандартной настройке он может согласовать собственный документ: у перехода Workflow флажок Allow Self Approval по умолчанию включён. Снимите его на переходах «Согласовать» и проверьте на тестовом КП до запуска. Второе: параллельное согласование (юрист и финансист одновременно) и динамический согласующий (руководитель конкретного менеджера) из коробки не работают, для них нужны Server Script. Третье: отмена. Чтобы Workflow позволял отменить документ, нужно состояние с docstatus 2 и переход в него, иначе кнопка Cancel недоступна.

Какие роли нужны: менеджер создаёт и отправляет на согласование, руководитель отдела согласует, директор согласует высокие скидки. Роли с русскими названиями создаются вами и не системные, поэтому матрицу прав под них вы настраиваете сами. Подробности про согласование документов у нас есть в материале про маршруты согласования договоров.

• До 5 %: менеджер, без согласования.
• От 5 до 10 %: руководитель отдела.
• Свыше 10 %: директор.
• Пороги условные и меняются в Workflow.

«Подъём Групп»: лифтовое оборудование и цикл сделки в несколько месяцев

Условный пример, цифры вымышленные. «Подъём Групп» поставляет лифтовое оборудование застройщикам и управляющим компаниям. В штате 29 человек: 6 менеджеров по продажам, 3 технолога, остальные снабжение, склад, монтаж и бухгалтерия. Цикл сделки от запроса до заказа три-пять месяцев, КП переписывают в среднем шесть раз. Раньше предложения жили в файлах и почте, версия «финал_3_новая» была нормой.

Мы перевели КП в Quotation. Менеджер заводит Lead после первого содержательного контакта, затем Opportunity с позициями, потом Quotation. Альтернативные позиции помечены Is Alternative: основной лифт и аналог показываются в одном КП, но в итог входит только основной. Условия оплаты собрали в три шаблона. Печатную форму сделали на HTML и Jinja один раз, с реквизитами и условиями.

Согласование скидок вынесли в Workflow. Для примера: КП на 480 000 ₽ со скидкой 8 % — это скидка 38 400 ₽, итог 441 600 ₽. Скидка попадает в диапазон 5–10 %, документ уходит руководителю отдела. После согласования менеджер отправляет PDF клиенту, статус Open. Результат для примера: за квартал всего три предложения ушли без согласования из-за нестандартной формы скидки, и их разобрали вручную. Это условный пример, и ни экономии, ни роста продаж я не обещаю.

Что пришлось решать отдельно: почту. Встроенная CRM слабее профильных в работе с письмами, поэтому для «Подъём Групп» договорились отправлять PDF из самого Quotation (кнопка отправки письма в документе), чтобы письмо легло в таймлайн документа, а не в личный ящик менеджера. Как письмо отображается в карточке лида, проверьте на своей версии до запуска.

Версии КП и статусы: что делать при пересогласовании

Версия предложения — это не файл с суффиксом, а правило работы с документом. Пока Quotation в статусе Draft, меняйте его в той же редакции: цены, количество, условия. После отправки (Open) документ уже проведён, и правка требует Cancel и Amend: ERPNext создаёт новую версию с суффиксом «-1», сохраняя историю. Старая версия остаётся отменённой, клиенту уходит новая.

Продление срока — отдельный сценарий. Когда предложение истекло (Expired), новое КП создают на основе старого, а не оживляют прежнее. Если клиент отказался, документ закрывается как Lost с указанием причины. Эти причины потом складываются в отчёт, и по ним видно, на чём вы чаще проигрываете: цена, срок, условия оплаты или конкурент.

Таблица действий: | Что изменилось | Документ | Что видит клиент | Что проверить | |---|---|---|---| | Цена в той же редакции (Draft) | правка Quotation | ничего, пока не отправлено | скидка в пределах порога | | Состав позиций после отправки | Cancel + Amend, новая версия «-1» | новое КП | связи с Opportunity | | Продление срока | Expired, новое КП | новое предложение | цена и курс | | Отказ клиента | Set as Lost | ничего | причина проигрыша |

Связи с Opportunity и Sales Order после Amend проверьте на своём стенде: поведение зависит от версии и от того, что уже создано на основании КП. Если Sales Order уже оформлен, пересогласование идёт в нём, а не в Quotation.

Когда КП становится заказом: Quotation, Sales Order и ограничения

После согласия клиента из Quotation создают Sales Order кнопкой Create > Sales Order, статус КП меняется на Ordered. Позиции, цены и условия оплаты переходят в заказ без переноса вручную. Дальше цепочка продолжается закупкой, отгрузкой и счётом, и всё в той же базе. Этот переход — главное, за что стоит держать КП в ERPNext, а не в текстовом редакторе.

Теперь про границы. Встроенная CRM слабее профильных в работе с почтой и чатами, и в Quotation нет ИИ-генерации текста. Печатные формы сложной геометрии требуют разработки. Согласование без параллельных веток и динамических согласующих не работает из коробки. Если ваша B2B-сделка требует юридической экспертизы договора и тендерной документации, предложение будет лишь частью процесса, а не всем процессом.

С чего начать. Сделайте в тестовой базе три КП: простое, с альтернативной позицией и со скидкой выше порога. Пройдите весь путь от Lead до Sales Order и посмотрите, что видит согласующий. Затем соберите печатную форму и отправьте PDF себе. Живой демостенд покажу по запросу.

Что ещё почитать: как выглядят другие open-source CRM в этой связке — Odoo CRM Community и EspoCRM; если нужна CRM с ИИ-продавцом, смотрите CRM и AI-отдел продаж.

Частые вопросы