Пересылка почты с Яндекса и переходный период: чтобы письма не потерялись при переезде

Пересылка — это костыль, на котором многие застревают навсегда. Используйте её как мост, а не как дом. При уходе из облака на свой сервер письма теряются не во время переноса, а в переходный период — и его нужно закрыть так же тщательно. Пересылка почты с Яндекса на время переезда настраивается правилом «Переслать по адресу» в разделе «Правила обработки писем» с опцией «Сохранить копию при пересылке»; она действует только для новых писем, поэтому всё, что уже лежит в ящике, переносится отдельно через imapsync. Если адреса сотрудников не меняются, пересылка нужна лишь на несколько дней после смены MX, а часто её заменяют ежедневным проходом imapsync. Если адреса меняются — пересылка и автоответ держатся месяцами, пока на старые адреса приходят письма. Ниже — оба сценария, двойной приём, формулировка автоответа и признаки окончания переходного периода.

Уходя из облака, не оставляйте ему ни одного письма

Самый опасный момент переезда — когда кажется, что всё уже сделано. Письма продолжают приходить в старый облачный ящик, и если их не забрать, часть переписки так и останется у провайдера.

Переходный период нужно закрыть так же тщательно, как сам перенос: пересылки, контрольные проходы и отключение старой почты только после того, как в неё перестали писать.

Временное — самое опасное

Пересылку включают «на время переезда», а через год обнаруживают, что половина писем по-прежнему идёт через облако, часть — на личные ящики сотрудников, и никто уже не помнит, почему. Это худшее из двух миров: и зависимость от облака осталась, и контроль над перепиской потерян.

Переходный период должен иметь дату окончания. Пересылка работает две-четыре недели, пока DNS обновляется по миру, а затем её снимают, облачные ящики закрывают, и вся почта живёт только на вашем сервере. Жёстко, по плану, без «пусть пока поработает».

Что такое переходный период и почему в нём теряются письма

Переходный период — время между началом переезда и моментом, когда старая почта окончательно не нужна. В нём письма могут приходить в два места: на старый сервер (если у отправителя закэширована старая MX-запись или он пишет на старый адрес) и на новый. Если ничего не делать, часть писем окажется там, где сотрудник их уже не ищет.

Потеряться письмо может в трёх ситуациях. Отправитель видит старую MX-запись и доставляет письмо на старый сервер после того, как сотрудник ушёл в новую почту. Клиенты пишут на старый адрес, если адрес менялся. Письмо приходит в момент переключения, между последним проходом переноса и началом работы на новом месте.

Для всех трёх есть простые меры: пересылка со старого ящика, финальный и контрольный проходы imapsync и автоответ там, где адрес действительно меняется. Общий порядок переезда — в руководстве по переносу почты с Яндекс 360. Ниже — каждая из них. Начнём с пересылки.

Пересылка в Яндекс Почте: как настроить

По справке Яндекс Почты пересылка настраивается правилом обработки писем: «Все настройки» → «Правила обработки писем» → «Создать правило», в форме включается опция «Переслать по адресу» и указывается адрес.

Важные детали из справки. На указанный адрес приходит письмо для подтверждения; только после подтверждения новые письма начинают пересылаться. Есть отдельная опция «Сохранить копию при пересылке» — если её включить, письма остаются и в исходном ящике. Пересылка работает только для новых входящих писем: письма, которые уже лежат в ящике, она не переносит. Для пересылки на несколько адресов создаются отдельные правила, и во всех включается сохранение копий.

Из этого следует порядок: письма, которые уже есть, переносит imapsync, а пересылка нужна только для того, что придёт после переезда.

Технический адрес для пересылки

Чтобы пересылать письма на новый сервер, пока MX домена указывает на Яндекс, нужен адрес, который ведёт на новый сервер, а не обратно в Яндекс. Варианты: временный технический домен или поддомен, у которого MX указывает на новый сервер (например, ящик anna@new.company.ru, настроенный как дополнительный адрес того же ящика на новом сервере), или адрес на домене самого нового сервиса, если он такой выдаёт.

На новом сервере такой адрес делается алиасом основного ящика: письма на anna@new.company.ru попадают в ящик anna@company.ru. Как это настраивается, зависит от системы; в большинстве сборок на Postfix — это обычный алиас или дополнительный домен.

После окончания переходного периода технический адрес удаляется вместе с пересылками. Отметьте это в плане проекта, иначе он останется навсегда.

Массовая настройка: правила в каждом ящике

Правило пересылки создаётся в настройках каждого ящика. Для десятка сотрудников это делается за одну встречу по инструкции. Для сотен — работа на дни, и тогда стоит оценить, нужна ли пересылка вообще или достаточно ежедневных проходов imapsync в первую неделю после переключения.

Если пересылку настраивают сами сотрудники, дайте им точный адрес для каждого и попросите прислать скриншот правила. Опечатка в адресе — и письма уходят в никуда или чужому человеку; включённая опция сохранения копии защищает от потери, но не от утечки.

Проверка: тестовое письмо на старый адрес каждого сотрудника должно появиться и в старом ящике (копия), и в новом.

Сценарий 1. Домен тот же, меняется только сервер

Самый частый случай: компания переезжает с Яндекс 360 на другой сервис или свой сервер, адреса сотрудников не меняются. Здесь пересылка нужна только на короткий срок после смены MX — для писем от отправителей, которые ещё видят старую MX-запись.

Вариантов два. Можно ничего не пересылать, а забирать такие письма повторными проходами imapsync: финальный проход сразу после переключения и контрольные в течение нескольких недель. Это проще, потому что не требует правил в каждом ящике. Можно настроить пересылку на технический адрес нового сервера — тогда письма приходят сразу, без ожидания следующего прохода.

Для небольших компаний мы обычно выбираем первый вариант: письма, пришедшие по старой MX-записи, — это единицы, и ежедневный проход imapsync в первую неделю их забирает. Пересылка имеет смысл, если задержка в несколько часов для этих писем недопустима.

Как переключать MX и почему письма во время переключения не теряются, — в статье «MX, SPF, DKIM, DMARC и TTL при смене почтового провайдера».

Какой бы вариант ни выбрали, решите заранее, кто проверяет поток писем в первую неделю и как: например, ответственный каждое утро смотрит отчёт прохода imapsync и тестовые письма на общие адреса. Пять минут в день в первую неделю снимают почти все вопросы «а где письмо от клиента».

Сценарий 2. Меняется адрес

Если сотрудники переходят с адресов имя@yandex.ru или со старого домена на новый, пересылка нужна надолго: клиенты, банки и сервисы будут писать на старые адреса месяцами.

Порядок для каждого ящика: перенести письма imapsync, настроить правило «Переслать по адресу» на новый адрес с опцией «Сохранить копию при пересылке», подтвердить адрес, проверить тестовым письмом. Старый ящик не удаляется, пока на него приходят письма.

Параллельно — сообщить контрагентам новый адрес и обновить его везде, где он указан: на сайте, в подписях, в договорах, в личных кабинетах банков и государственных сервисов. Пересылка — страховка на время этой работы, а не её замена.

О переходе на собственный домен для малого бизнеса и ИП — в статье «Перенос почты с Яндекса для малого офиса и ИП».

Отдельно продумайте подписи: новый адрес в подписи каждого письма — самый ненавязчивый способ сообщить его всем, с кем сотрудник переписывается, без массовых рассылок.

Двойной приём на время переключения

Иногда на несколько дней удобно, чтобы новые письма приходили и в старую, и в новую почту: если в новой системе что-то пойдёт не так, сотрудники продолжат работать в старой. Пока MX указывает на Яндекс, это делается пересылкой с сохранением копии на технический адрес нового сервера. После переключения MX на свой сервер — маршрутизацией на нём самом.

Как устроена двойная доставка на Postfix и как переводить сотрудников группами, — в статье «Перенос почты без простоя: двойная доставка и поэтапное переключение». Там же — результаты нашего стенда, где одно письмо доставлялось сразу в два сервера.

Срок двойного приёма должен быть коротким и заранее объявленным: письма в двух системах расходятся по состоянию (прочитано, перемещено, отвечено), и чем дольше это длится, тем больше путаницы.

Автоответ: когда нужен и как сформулировать

Автоответ уместен, когда адрес меняется и отправителю нужно знать новый. Когда меняется только сервер, а адрес прежний, автоответ не нужен и даже вреден: отправители получат лишние письма и могут насторожиться.

Формулировка — короткая и без ссылок: «С [дата] мой адрес — новый@компания.ру. Письмо, на которое вы получили этот ответ, я получил(а)». Ссылки в автоответе и просьбы «подтвердить» что-либо похожи на фишинг, и осторожные получатели отнесутся к такому письму настороженно.

Автоответ ставят на старом ящике на время, пока на него приходят письма, и снимают, когда поток иссякнет. Проверьте, что автоответ не отвечает на рассылки и уведомления — иначе получится переписка двух роботов.

Общие ящики и адреса для заявок

Общие адреса — info@, заказы@, поддержка@, бухгалтерия@ — получают самую важную внешнюю почту, и именно их проще всего упустить в переходный период: у них нет конкретного владельца, который заметит, что письма перестали приходить.

Для каждого общего адреса заранее решите: кто отвечает за него на время переезда, куда приходят письма в каждый момент переходного периода, как проверяется, что поток не прервался. Тестовые письма на общие адреса стоит отправлять каждый день первой недели после переключения.

Если адреса указаны на сайте, в рекламе, на маркетплейсах и в карточках организации, проверьте, что они не меняются. Если меняются — обновите их до переключения и держите пересылку со старых адресов дольше, чем для личных ящиков.

Уведомления сервисов и подписки

Многие письма приходят не от людей, а от сервисов: банк, налоговая отчётность, маркетплейсы, поставщики облачных услуг, системы мониторинга. Если меняется адрес, его нужно обновить в каждом сервисе — пересылка не заменит этого, потому что часть сервисов использует адрес и для входа, и для восстановления доступа.

Удобно сделать так: в течение месяца после переезда сотрудник смотрит, какие сервисы прислали письма на старый адрес, и обновляет адрес в каждом из них. Этот список и есть план работ по переходу.

Если адрес не меняется, этот шаг не нужен: сервисы продолжат писать на тот же адрес, просто письма будут приходить на новый сервер.

План переходного периода по дням

Пример для переезда без смены адресов, с переключением MX в пятницу вечером.

Если адреса меняются, первые строки те же, а последние растягиваются: пересылка и автоответ держатся, пока на старые адреса пишут, а работа по обновлению адресов у контрагентов и в сервисах идёт параллельно.

Если старая почта — не Яндекс, а свой сервер

Если вы переезжаете не с облака, а со своего старого сервера, переходный период проще контролировать: на старом сервере можно настроить пересылку для всех ящиков одной таблицей, а не правилом в каждом ящике. В Postfix это та же таблица virtual_alias_maps, которую мы использовали на стенде для двойной доставки.

Можно поступить и наоборот: после смены MX настроить на старом сервере пересылку всей входящей почты на новый сервер. Тогда письма от отправителей со старой MX-записью сразу попадут в новые ящики без ожидания прохода imapsync.

В любом случае старый сервер должен оставаться в рабочем состоянии весь переходный период: с действующим сертификатом, свободным местом и антиспамом. Сервер, который «ещё работает, но уже никому не нужен», часто становится источником спама и инцидентов.

Как понять, что переходный период закончился

Признак простой: на старые ящики перестали приходить письма. Проверить это можно последним проходом imapsync — если он ничего не переносит неделю подряд, старая почта больше не получает писем.

Для сценария со сменой адреса критерий другой: какие отправители продолжают писать на старый адрес. Посмотрите письма, пришедшие на старый ящик за последний месяц, — это список тех, кому ещё нужно сообщить новый адрес или обновить его в своих системах.

Когда переходный период закончен, отключите пересылки и автоответы, сделайте финальную архивную копию старых ящиков и только потом отключайте их.

Решение об окончании переходного периода фиксируется в плане проекта с датой — тогда отключение старой почты не станет неожиданностью ни для сотрудников, ни для подрядчика.

Сотрудникам: что им нужно знать про переходный период

Сотрудникам не нужно разбираться в пересылках и проходах imapsync. Им нужно знать три вещи: с какого момента работать в новой почте; что письма, пришедшие в старую почту после этого момента, сами появятся в новой — с задержкой до нескольких часов в первые дни; к кому обращаться, если ожидаемое письмо не пришло.

Попросите сотрудников не отвечать на письма из старой почты после переключения — даже если она ещё открывается. Иначе часть переписки останется в старой системе, и после её отключения потеряется.

Если на время переходного периода включён двойной приём, объясните, что старая почта — только страховка, а работать нужно в новой. Двойной приём без такого правила превращается в две параллельные переписки.

Чего не делать

Не пересылайте рабочую почту на личные ящики сотрудников «на время переезда». Это выводит корпоративную переписку и персональные данные из-под контроля компании.

Не настраивайте пересылку без опции сохранения копии в первые дни: если адрес назначения окажется неверным, письма не останутся нигде.

Не забывайте про общие ящики: info@, бухгалтерия@, заказы@. На них часто приходит самая важная внешняя почта, а в план переходного периода их включают в последнюю очередь.

Не оставляйте пересылку навсегда. Через полгода никто не вспомнит, почему письма с одного адреса уходят на другой, а пересылка может стать путём утечки, если адрес назначения сменит владельца.

И не меняйте адреса и сервер одновременно с другими крупными изменениями — сменой CRM, сайта или телефонии: если что-то пойдёт не так, будет трудно понять, что именно.

Чек-лист переходного периода

Для каждого ящика и общего адреса.

• существующие письма перенесены imapsync, повторный проход чистый
• выбран способ для писем после переключения: повторные проходы imapsync или пересылка
• если пересылка — правило «Переслать по адресу» на технический или новый адрес, адрес подтверждён
• в первые дни включено «Сохранить копию при пересылке»
• пересылка не идёт на тот же адрес переезжающего домена
• автоответ — только если меняется адрес, без ссылок
• общие ящики включены в план
• назначена дата отключения пересылок и автоответов
• перед отключением старых ящиков — контрольный проход и архивная копия

Частые вопросы