Перенос почты с Яндекса для малого бизнеса и ИП: доступы к домену, план на неделю и типичные ошибки

Малый бизнес думает, что облачная почта его защищает. На деле она делает его беззащитным: у вас нет ни админа, ни плана, ни копии — только надежда. Маленькой компании авария у облачного провайдера обходится дороже всего: нет ни администратора, ни запасного канала — поэтому своя почта нужна именно ей. Перенос почты с Яндекса для малого бизнеса на 1–15 ящиков укладывается в неделю: восстановить доступ к домену и DNS, выбрать площадку, подготовить IMAP и пароли приложений, перенести письма через imapsync, переключить MX в пятницу вечером и в понедельник настроить телефоны, 1С и сканер. Сам перенос писем занимает часы, основное время уходит на доступы и устройства. Если сотрудники пишут с адресов @yandex.ru, переезд означает переход на собственный домен с пересылкой на переходный период.

Маленькой компании облако обходится дороже всего

У малого бизнеса нет запаса прочности: день без почты — это потерянные заказы и сорванные сроки. При этом у него нет и администратора, который в момент аварии придумает обходной путь, — остаётся только ждать провайдера.

Поэтому именно маленькой компании нужна почта, которая не зависит от чужих аварий: ящики на собственном сервере или у подрядчика с бэкапами, а не только в облаке. Это дешевле, чем кажется, и переезд занимает неделю.

Маленькой компании авария обходится дороже всех

У крупной компании в день аварии облака есть отдел ИТ, резервные каналы и запас прочности. У офиса из десяти человек — только почта, через которую идут все заказы, счета и договорённости. Один день без неё — это заказы, ушедшие конкуренту, и клиенты, которые решили, что вы закрылись.

Самое обидное — защита стоит копейки. Ящики на выделенной инфраструктуре с ежедневными копиями — от 150 ₽ в месяц за ящик, перенос до 50 ящиков — от 12 000 ₽. Это меньше, чем один потерянный заказ. Малому бизнесу своя почта нужна не меньше, а больше, чем большому: у него нет права на неделю простоя.

Чем переезд маленькой компании отличается от большой

В компании на 3–15 человек нет отдельного администратора, почтой занимается кто-то «по совместительству», а доступы к домену и почте часто разбросаны: домен оформлял бывший сотрудник, администратор Яндекс 360 — бухгалтер, пароли — в блокноте у директора. Поэтому главная работа при переезде малого офиса — не технический перенос писем, а наведение порядка с доступами.

Сам перенос писем для десятка ящиков занимает часы, а не дни: на нашем тестовом стенде imapsync переносил ящик на 755 писем за 11 секунд. Больше времени уходит на подготовку и на то, чтобы у каждого сотрудника заработал телефон.

Есть и преимущество: в маленьком офисе всех сотрудников можно собрать в одной комнате или на одном созвоне. Это сильно ускоряет самый медленный этап — подготовку ящиков: за полчаса все включают IMAP и создают пароли приложений по общей инструкции, а ответственный сразу проверяет, что подключение работает. В большой компании тот же шаг растягивается на дни.

Полный план для компании любого размера — в руководстве по переносу почты с Яндекс 360. Здесь — короткий путь для малого офиса и ИП.

Шаг 0. Проверьте, у кого доступ к домену

Прежде чем что-то переносить, выясните три вещи. На кого зарегистрирован домен и у кого есть доступ в личный кабинет регистратора. Где обслуживается DNS-зона домена: у регистратора, на хостинге сайта или у Яндекса. Кто является администратором организации в Яндекс 360.

Если домен зарегистрирован на бывшего сотрудника или подрядчика и доступа нет — сначала восстановите контроль над доменом через регистратора. Без этого вы не сможете сменить MX, и переезд остановится на последнем шаге. Это частая история в небольших компаниях, и решается она только через регистратора, по его процедуре.

Заодно проверьте срок продления домена и включите автопродление: истёкший домен останавливает и почту, и сайт. Об этом — в нашей статье «Домен просрочен: сайт и почта легли — чек-лист».

Если администратор Яндекс 360 недоступен

В небольших компаниях организацию в Яндекс 360 часто создавал человек, который давно ушёл, и его учётная запись — единственная с правами администратора. Без администратора нельзя разрешить почтовые протоколы для организации, а значит, и забрать почту по IMAP.

Проверьте заранее, кто сейчас администратор, и добавьте второго администратора из действующих сотрудников, пока доступ есть. Если доступа нет ни у кого, восстанавливайте его через службу поддержки Яндекс 360 по их процедуре — обычно для этого нужно подтвердить права на домен. Это может занять время, поэтому начинайте до того, как назначили дату переезда.

Правило на будущее: у любого облачного сервиса компании должно быть минимум два администратора, и один из них — руководитель или собственник.

Если у сотрудников адреса вида имя@yandex.ru

У части ИП и маленьких компаний корпоративного домена нет: сотрудники переписываются с личных адресов @yandex.ru. Перенести такой адрес на другой сервер нельзя — домен yandex.ru принадлежит Яндексу. Переезд в этом случае — это переход на собственный домен.

Порядок такой: зарегистрировать домен компании; создать ящики на новом сервисе или сервере; перенести письма со старых ящиков imapsync (по IMAP, как и для бизнес-ящиков); предупредить клиентов о новых адресах и на переходный период настроить пересылку со старого адреса на новый. Старые ящики не удаляйте: часть клиентов ещё долго будет писать на них.

Плюс такого перехода — адрес на собственном домене остаётся за компанией при любой смене почтового сервиса: в следующий раз переезд будет незаметен для клиентов.

Пересылка со старого адреса и как сообщить клиентам

Если адреса меняются (переход с @yandex.ru на собственный домен), на переходный период нужна пересылка со старого ящика на новый. По справке Яндекс Почты она настраивается в разделе «Все настройки» → «Правила обработки писем» → «Создать правило» с опцией «Переслать по адресу». На новый адрес придёт письмо для подтверждения; после подтверждения новые письма будут пересылаться. Опция «Сохранить копию при пересылке» оставляет письма и в старом ящике — включите её, пока не убедитесь, что пересылка работает.

Пересылка действует только для новых входящих писем — уже лежащие в ящике письма она не переносит. Их забирает imapsync.

Клиентам отправьте короткое письмо со старого адреса: с какого числа действует новый адрес, что старый пока работает и письма на него не потеряются, и попросите обновить адрес в договорах и карточках контрагента. Не рассылайте такое письмо со стороннего сервиса и не прикладывайте к нему ссылок для «подтверждения» — письма о смене адреса часто подделывают мошенники, и осторожные получатели к ним настороженно относятся. Лучше дополнительно упомянуть новый адрес в подписи и в ближайших счетах.

Если адреса остаются прежними (домен компании уже есть), клиентам ничего сообщать не нужно: для них переезд незаметен.

Куда переносить почту малому офису

Для малого офиса чаще всего разумны второй и четвёртый варианты. Собственный сервер без обслуживания — худший вариант: на нём через полгода окажутся неустановленные обновления и подобранные пароли.

Если решили остаться, но подстраховаться, — как сделать копию всех ящиков на другую площадку, описано в статье «Как сделать резервную копию почты Яндекс 360».

Короткий план переезда за неделю

Для 5–15 ящиков весь переезд укладывается в неделю, если доступы к домену в порядке.

Если что-то сдвигается — например, не готовы пароли или не восстановлен доступ к домену, — переносите переключение на следующие выходные, а не делайте его в будний день в спешке. Повторные проходы imapsync позволяют держать новую почту актуальной сколько угодно долго.

• понедельник: проверить доступы к домену, DNS и Яндекс 360; составить список ящиков, псевдонимов, устройств, которые отправляют почту
• вторник: выбрать площадку, создать ящики, подготовить SPF и DKIM нового сервиса
• среда: сотрудники включают IMAP и создают пароли приложений (они начинают действовать через 2–3 часа)
• четверг: перенос писем, выгрузка контактов и календарей; снизить TTL записей
• пятница вечер: смена MX и SPF, финальный проход imapsync
• суббота или понедельник утро: настройка телефонов и программ, проверка отправки и приёма
• через 2–4 недели: контрольный проход и отключение старых ящиков

Подготовка Яндекс 360: самое важное

Для переноса писем по IMAP в Яндекс 360 для бизнеса администратор разрешает почтовые протоколы для организации, каждый сотрудник включает IMAP в ящике и создаёт пароль приложения. Логин — полный адрес ящика. По справке Яндекс ID пароль приложения показывается один раз и начинает действовать через 2–3 часа — поэтому их создают за день до переноса.

В малом офисе удобно, если всё делает один человек в присутствии сотрудника, — но пароль приложения всё равно должен передаваться безопасно, не в общий чат. Все детали — в статье «Подготовка Яндекс 360 к выгрузке почты».

Перенос писем без отдельного сервера

Для переноса нужна машина, на которой запускается imapsync. В малом офисе это может быть любой компьютер с Linux или Docker, виртуальная машина у подрядчика или, для Windows, версия imapsync.exe — по документации автора она работает без прав администратора, вместе с готовыми командными файлами imapsync_example.bat и sync_loop_windows.bat.

Для одного ящика команда в Docker выглядит так (пароли — в файлах, не в командной строке):

docker run --rm -v "$PWD":/var/tmp gilleslamiral/imapsync imapsync \
  --host1 imap.yandex.ru --ssl1 --user1 ivan@company.ru --passfile1 /var/tmp/pass_old \
  --host2 mail.new-provider.ru --ssl2 --user2 ivan@company.ru --passfile2 /var/tmp/pass_new \
  --automap

Повторный запуск той же команды переносит только новые письма — на стенде он ничего не продублировал. Если перенос оборвался, просто запустите команду снова. Подробная инструкция — в статье «Перенос почты через imapsync».

Телефоны, 1С и сканер: то, что забывают

В маленькой компании почту отправляют не только люди. Пройдитесь по списку до дня переключения.

Телефоны сотрудников: в каждом нужно добавить учётную запись нового сервиса и удалить старую — иначе сотрудник продолжит отправлять письма через Яндекс. Подготовьте пошаговую инструкцию для iPhone и Android с параметрами нового сервера.

1С: в настройках учётной записи электронной почты для рассылки счетов указываются SMTP-сервер, порт и пароль. После переезда их нужно поменять в каждой базе, где они заданы.

МФУ и сканер: если он отправляет сканы на почту через Яндекс, его тоже нужно перенастроить. Старые аппараты иногда не поддерживают современное шифрование — это лучше выяснить до переезда.

Сайт: если форма заявок на сайте отправляет письма через SMTP Яндекса, после переезда заявки перестанут приходить. Проверьте настройки формы и отправьте тестовую заявку в день переключения.

Удобно составить таблицу: устройство или программа, кто ею пользуется, где хранятся настройки почты, кто перенастраивает и когда проверено. В маленьком офисе она помещается на полстраницы, но именно она избавляет от звонков «у нас перестали уходить счета» через неделю после переезда.

Параметры для настройки телефонов

Чтобы в понедельник утром не диктовать параметры каждому сотруднику, заранее подготовьте одну страницу с настройками нового сервиса: адрес сервера входящей почты (IMAP) и порт, адрес сервера исходящей почты (SMTP) и порт, тип шифрования, формат логина. Стандартные порты: 993 для IMAP с шифрованием SSL/TLS, 465 или 587 для отправки — какой именно используется, указано в документации вашего сервиса.

На iPhone и Android удобнее всего удалить старую учётную запись Яндекса и добавить новую через пункт «Другое» или «IMAP» с ручным вводом параметров: автоматическое определение нередко подставляет старые серверы из кэша.

Проверьте у каждого сотрудника две вещи: письмо с телефона уходит и приходит, а в отправленных на телефоне видны письма, отправленные с компьютера, — это значит, что папки синхронизируются по IMAP, а не хранятся только на устройстве.

Если сотрудник пользуется приложением Яндекс Почты на телефоне, после переезда его нужно заменить стандартным почтовым приложением или приложением, которое рекомендует новый сервис.

Если переезд делает подрядчик: что попросить

Для малого офиса разумно отдать переезд подрядчику, но результат стоит зафиксировать. Попросите список того, что будет перенесено (письма, папки, контакты, календари, псевдонимы), подтверждение сверки по каждому ящику после переноса, инструкцию для сотрудников по настройке телефонов и отчёт о перенастроенных устройствах — 1С, МФУ, сайт.

И главное — чтобы все доступы остались у компании: учётная запись администратора нового сервиса, доступ к регистратору и DNS, описание, где и как делаются бэкапы. Подрядчик может обслуживать почту дальше, но владельцем доступов должна быть компания.

Сколько это стоит

Для малого офиса затраты состоят из ежемесячной платы за ящики или сервер и разовой работы по переносу. Тарифы облачных сервисов сравнивайте на официальных страницах на дату решения.

У нас для небольших компаний: перенос почты, календарей и контактов до 50 ящиков — от 12 000 ₽ разово; ящики на нашей инфраструктуре (Carbonio CE или mailcow в ЦОД МТС) — от 150 ₽ в месяц за ящик; корпоративная почта под ключ на отдельном сервере — от 25 000 ₽ разово. Точную стоимость фиксируем после бесплатного аудита.

Если переносите сами, главная статья затрат — время: в среднем на подготовку, перенос и настройку устройств уходит несколько рабочих дней человека, который будет этим заниматься.

Перед отключением старых ящиков: последняя копия

Через 2–4 недели после переключения, когда в старые ящики перестали приходить письма, сделайте контрольный проход imapsync и отдельную архивную копию старых ящиков. Если новый сервис когда-нибудь станет недоступен или выяснится, что что-то не перенеслось, у вас будет исходник.

Для архивной копии подойдёт любой IMAP-сервер под вашим контролем или ящики у подрядчика; главное, чтобы она хранилась не там же, где новая почта. Как это делается и как проверить восстановление, — в статье о резервной копии почты.

Только после этого старые ящики можно отключать — с учётом правил компании о хранении переписки.

Частые ошибки малого офиса

Чек-лист для малого офиса

Минимум, без которого переезд не начинать.

• есть доступ к регистратору домена и к DNS-зоне
• известно, кто администратор Яндекс 360
• составлен список ящиков, псевдонимов и устройств, отправляющих почту
• выбрана площадка и есть человек или подрядчик, который за неё отвечает
• пароли приложений созданы накануне и переданы безопасно
• письма перенесены, повторный проход чистый
• контакты и календари выгружены
• MX и SPF переключены, сделан финальный проход
• телефоны, 1С, МФУ и сайт перенастроены
• старые ящики сохраняются 2–4 недели

Частые вопросы