Новый сотрудник выходит завтра: чек-лист IT-подготовки рабочего места за один день

Каждую неделю мне звонят с одной и той же фразой: «Завтра выходит новый менеджер, а у нас ничего не готово». И каждый раз я спрашиваю одно и то же: а чек-лист увольнения у вас есть? Обычно есть, пусть кривой, но есть — потому что увольнение пугает, там доступы к деньгам и клиентской базе. А приём на работу почему-то воспринимают как мелочь, которая сама рассосётся. Не рассасывается. Расскажу, как навести порядок за один рабочий день, и почему логичнее всего строить этот процесс как зеркало процесса увольнения.

Почему я вообще завёл разговор об увольнении

У большинства компаний, с которыми мы работаем, чек-лист на увольнение появляется после первого испуга. Уволили менеджера по продажам, а через месяц выясняется, что он всё ещё заходит в CRM с личного телефона, потому что доступ никто не отозвал. Или бухгалтер уволилась, а у неё осталась флешка с КриптоПро и сертификатом директора. После такого случая обычно рождается табличка: кто отвечает, что отключить, в какой день, кому передать пароли.

А вот с приёмом на работу так не происходит. Логика понятная: провал в подготовке никого не пугает сразу. Ну не работает первый час принтер — потерпит. Ну не завели почту — попишет с личного гмейла. Проблема в том, что это накапливается. У одного нашего клиента, юридической фирме на 18 человек, новый юрист в первый день два часа сидел без доступа к 1С:Документооборот, потому что заявку на учётку отправили в день выхода, а не за три дня до. Компания в этот день фактически платила зарплату за просмотр интернета.

Я предлагаю простое правило: всё, что вы отключаете при увольнении, вы должны включить при найме, в том же порядке, только в обратную сторону. Учётка в AD, почта, 1С, CRM, VPN, телефония, пропуск, техника, лицензии. Если в табличке увольнения пятнадцать пунктов — в табличке найма должно быть те же пятнадцать плюс закупка.

За неделю, а не за день: что нужно узнать заранее

Реальный чек-лист начинается не в день выхода, а минимум за три-пять рабочих дней. HR или руководитель отдела должен прислать IT-службе минимальный набор: ФИО, должность, дата выхода, какие системы нужны, нужен ли удалённый доступ, останется у него личный телефон рабочим или нет. Без этого списка вы либо гадаете, либо готовите не то.

У нас есть форма из восьми полей, которую мы рассылаем клиентам — занимает три минуты заполнить, а экономит часы в первый день. Отдельно спрашиваем про уровень доступа: нужен ли сотруднику доступ к финансовым отчётам, к базе клиентов целиком или только к своим сделкам, к серверу 1С в режиме чтения или с правом редактирования справочников. Права проще один раз продумать на берегу, чем потом полгода разгребать, кто и зачем видит зарплатную ведомость.

И да,技ника надо заказывать заранее. Ноутбук за 55-70 тысяч рублей с настроенной операционкой не появляется по щелчку — если склада запасной техники нет, доставка занимает от двух до пяти дней. У клиента из сферы медуслуг мы держим два запасных ноутбука именно под такие случаи, потому что найм там частый, а простой администратора на ресепшене стоит компании реальных пропущенных звонков.

Техника: минимальный комплект и кто за него платит

Комплект рабочего места — это не только системный блок. Монитор, клавиатура, мышь, гарнитура, если человек работает с клиентами по телефону, доступ к сетевому принтеру, стул наконец — да, IT тут ни при чём, но HR почему-то тоже забывает. Проверьте физически: розетки работают, сетевой кабель подключён, Wi-Fi ловит в этой части офиса, а не только у окна.

Отдельная тема — донастройка операционной системы. Windows должен быть активирован легально, с обновлениями, антивирусом, и с профилем, из которого удалены остатки предыдущего сотрудника, если ноутбук б/у. Звучит как очевидность, но у одного клиента из торговли новый кладовщик две недели видел рабочий стол с ярлыками уволенного полгода назад менеджера — просто образ диска не переустановили, а профиль переименовали.

Если бюджет ограничен и покупать новую технику под каждого сотрудника дорого — это нормально, у большинства малых компаний так и есть. Но тогда заводите внутренний склад: два-три подготовленных комплекта на полке, которые можно выдать в день выхода и потом докупить взамен розданных. Это дешевле, чем платить курьеру за срочную доставку и терять день работы нового человека.

Учётки и доступы: зеркалим чек-лист увольнения буквально

Возьмите свой чек-лист увольнения и переверните каждый пункт. Отключение учётки в домене — значит, создание учётки в Active Directory или в облачном каталоге, если у вас Google Workspace или Microsoft 365. Отзыв доступа к почте — значит, заведение почтового ящика с корректным именем и включение в нужные группы рассылки. Удаление из CRM — значит, добавление в CRM с правильной ролью, не «администратор» по умолчанию, а именно та роль, которая соответствует должности.

1С — отдельная больная тема. Создание пользователя в базе — не пять минут, если у вас несколько информационных баз и нужно развести права по ролям: кто видит только продажи, кто видит склад, кто может проводить документы, а кто только смотреть отчёты. У бухгалтерской компании, которую мы обслуживаем, на каждого нового сотрудника уходит от 20 до 40 минут именно на настройку ролей в 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата — раздельно, потому что зарплатная база закрыта от всех, кроме двух человек.

Отдельно проверьте VPN и удалённый доступ, если сотрудник хотя бы иногда работает не из офиса. Настройка RDP-подключения к терминальному серверу или VPN-клиента занимает минут пятнадцать, но если делать это в панике в обеденный перерыв первого дня — растягивается на час, потому что нужный пароль от роутера искать по всей переписке за два года.

Лицензии: считаем деньги, а не просто ставим галочки

Лицензии — это то место, где компании либо переплачивают, либо нарушают закон, и оба варианта неприятны. Windows Server CAL, лицензия на 1С (примерно 6-18 тысяч рублей за клиентскую лицензию в зависимости от конфигурации), пакет Microsoft Office или его аналог, антивирус на рабочее место, КриптоПро CSP для тех, кто работает с электронной подписью и госпорталами — всё это стоит денег и всё это нужно докупить или переиспользовать освободившуюся лицензию уволенного сотрудника.

Вот тут зеркало работает особенно хорошо: если вы правильно ведёте учёт при увольнении и снимаете лицензию с уволенного, а не просто забываете про неё, у вас на складе всегда есть резерв. Мы ведём для клиентов простую таблицу лицензий в экселе или в Confluence: кто, что, когда куплено, привязано к какому железу. Без такой таблицы компании годами платят за лицензии людей, которые уже год как не работают — видели такое минимум у трёх клиентов при первом аудите.

И отдельно — электронная подпись. Если новый сотрудник, скажем, главный бухгалтер, ему нужна своя ЭЦП для отправки отчётности, а не подпись предшественника, срок действия которой к тому же может закончиться в любой момент. Оформление занимает от одного до трёх дней через удостоверяющий центр, так что если вы узнали о выходе бухгалтера за неделю — успеваете тютелька в тютельку, если за день до выхода — уже нет.

Утро первого дня: что должно случиться за первые два часа

Если всё подготовлено заранее, утро первого дня — это пятнадцать минут, а не половина рабочего дня. Сотрудник садится за стол, включает компьютер, вводит логин и пароль, которые ему выдали в закрытом конверте или личном сообщении — не по громкой связи в опенспейсе, это тоже вопрос безопасности. Проверяете: почта приходит, 1С открывается, принтер печатает, VPN, если нужен, подключается.

Полезная привычка — короткий тест-звонок в IT-поддержку в первый час: «здравствуйте, я новый сотрудник, у меня всё работает, хочу убедиться, что вы меня видите в системе». Занимает три минуты, а отлавливает процентов девяносто проблем, которые иначе всплывут через неделю в самый неподходящий момент — например, когда клиент ждёт коммерческое предложение, а письмо не уходит, потому что почтовый ящик не подтверждён.

И финальный пункт, который почему-то все забывают: проведите пятиминутный инструктаж по базовой цифровой гигиене. Не сохранять пароли в блокноте на столе, не открывать вложения от незнакомых адресов, куда звонить, если что-то не работает. Дешевле потратить пять минут в первый день, чем потом разгребать, как через личную почту сотрудника утекла клиентская база, потому что он по привычке переслал файл себе на гмейл.

Что делать, если сотрудник не прошёл испытательный срок

Раз уж мы построили весь процесс найма как зеркало увольнения, разумно замкнуть круг. Если человек не прошёл испытательный срок — а такое, по нашей статистике по клиентам, случается примерно в одном случае из семи-восьми — вы должны иметь возможность откатить всё созданное за один день так же быстро, как создавали. Отключить учётку, снять права в 1С, вернуть лицензию в резерв, забрать ноутбук.

Именно поэтому я настаиваю на едином документе, а не на двух разных чек-листах для найма и увольнения. Одна табличка, один набор пунктов, только два состояния — включено и выключено. Тогда HR и IT говорят на одном языке, и никто не удивляется, почему при увольнении вдруг всплывает доступ, про который никто не помнил, что он вообще выдавался.

У клиента из производственной сферы мы именно так и сделали два года назад — свели найм и увольнение в один регламент на одном листе А4. С тех пор время подготовки рабочего места упало с двух дней в среднем до трёх-четырёх часов, а количество забытых доступов после увольнения — с трёх-четырёх в год до нуля. Не потому что мы гении, а потому что процесс стал симметричным и предсказуемым.

Частые вопросы

Сколько реально нужно времени, чтобы подготовить рабочее место с нуля?
Если техника и лицензии уже в резерве, а заявка от HR пришла заранее — от одного до двух часов чистой работы IT-специалиста. Если готовить всё в последний момент, включая закупку ноутбука и оформление ЭЦП — от трёх дней до недели, и это уже риск для бизнеса.

Обязательно ли покупать новую технику под каждого нового сотрудника?
Нет, если у вас есть небольшой резерв из двух-трёх подготовленных комплектов на складе. Это дешевле срочной доставки и избавляет от простоя в первый день. Резерв пополняется из техники уволенных сотрудников после переустановки системы.

Как быть с личными устройствами, если сотрудник хочет работать со своего ноутбука?
Разрешать, но с оговорками: обязательный корпоративный VPN, антивирус и разграничение доступа так же, как на служебной технике. Полный доступ к 1С или CRM с личного неконтролируемого устройства — прямой риск утечки, лучше давать доступ через терминальный сервер или веб-версию с ограниченными правами.

Что делать, если новый сотрудник выходит удалённо и его нельзя проинструктировать лично?
Готовьте всё то же самое, только заранее высылайте ноутбук курьером с уже настроенным профилем и проводите онбординг по видеосвязи с общим доступом к экрану. Пароли передавайте не в мессенджере одним сообщением, а раздельно — логин письмом, пароль смс или звонком.