АйТи-Фреш · внедрение под ключ
Электронный архив документов на Paperless-ngx: распознавание сканов документов и поиск за секунды
Каждый месяц в нашей клиентской базе повторяется одна и та же сцена: главбух звонит и просит найти акт сверки за прошлый год, потому что налоговая прислала требование, а бумага лежит непонятно в какой из тридцати папок. Час на поиск - это ещё повезло. Бывает, что акт вообще потерян, и тогда начинается восстановление документа с контрагентом, а это уже нервы и репутация. Мы ставим Paperless-ngx на русском языке и делаем электронный архив, где любой скан находится по слову из текста за секунды, даже если документ лежал в архиве пять лет.
листайте вниз ↓
Полдня на поиск акта - и это ещё цветочки
У одного клиента, оптовика стройматериалов на 30 сотрудников, бухгалтерия хранила документы по старинке: бумажные папки по годам, плюс скан-копии вперемешку в сетевой папке с именами вроде скан001.pdf и Документ (23).pdf. Когда пришло требование от ФНС по встречной проверке за 2023 год, поиск актов и счетов-фактур по трём контрагентам занял у главбуха два дня. Часть документов не нашли вообще - оказалось, папку случа
Что это даёт бизнесу
- Поиск любого документа по слову из текста, названию контрагента или сумме - результат за 5-10 секунд, а не полдня беготни по шкафам и звонков «у тебя не завалялся этот акт?»
- Требование от ФНС или запрос контрагента перестаёт быть авралом: все акты, счета-фактуры и договоры лежат в одной системе с историей по годам, выгружаются пачкой в PDF за пару минут
- Бухгалтерия и юристы работают с архивом из дома, из другого офиса или в командировке - через браузер, без похода к конкретному шкафу с бумагами (доступ снаружи публикуем через HTTPS с паролями, при необходимости - за VPN, так безопаснее)
- Ниже риск потерять оригинал безвозвратно: скан хранится в системе с резервными копиями, а бумагу можно сдать в дальний архив или уничтожить после истечения срока хранения по регламенту
- Новый сотрудник не тратит неделю на «а где у нас лежит договор с Ромашкой» - находит документ сам, без звонка уволившемуся коллеге
- Экономия на пересылке копий контрагентам и в банк: вместо похода к сканеру и вызова курьера - находишь документ и отправляешь PDF за минуту
Как проходит внедрение
1
Аудит и разворачивание сервера
1 день · Разбираемся, сколько документов и в каком виде сейчас (бумага, сканы, почта), по
2
Настройка автозагрузки и правил
1 день · Подключаем сетевую папку от вашего МФУ или сканера, при необходимости - почтовый
3
Пробная загрузка и донастройка
1 день · Прогоняем через систему 50-100 реальных документов, проверяем качество распознав
4
Права доступа и перенос архива
1 день, перенос архива - отдельно по объёму · Создаём учётки для бухгалтерии, юристов и руководителя с нужным уровнем доступа,
5
Запуск и обучение сотрудников
0.5 дня · Показываем, как сканировать документ одной кнопкой, искать по тексту, ставить те
Как это устроено
МФУ или сканер → Сетевая папка / почт → Сервер Paperless-ngx → OCR-распознавание те → База документов с по → Доступ через браузер
Сколько стоит
от 45 000 ₽
В базовую стоимость входит разворачивание Paperless-ngx на сервере, настройка OCR-распознавания на русском языке, подключение сканера и правил автотегирования, обучение сотрудников. Цена растёт, если нужен перенос и распознавание большого бумажного архива за прошлые годы (от 500 документов - отдельная смета по объёму), интеграция с 1С для автозагрузки счетов или несколько филиалов с общим архивом. Отдельно оплачивается аренда сервера - ориентировочно от 900 до 2000 ₽ в месяц в зависимости от объёма архива. Точная смета - после короткого аудита вашего документооборота.
Развернём за 3–4 дня
Оставьте заявку - за 15 минут разберём, сколько документов у вас накопилось и во сколько обойдётся внедрение под ваш архив.
Оставить заявку →itfresh.ru · IT-аутсорсинг · Москва