АйТи-Фреш · внедрение под ключ
Mayan EDMS: бесплатная система электронного документооборота (СЭД) с маршрутами согласования
Ко мне регулярно приходят с одной и той же фразой: «У нас документы вроде и хранятся, а найти нельзя, а согласовать — вообще квест». Договор гуляет по почте, кто-то правит версию в вотсапе, директор подписывает то, что уже устарело три письма назад. Знакомо? Значит, папки с файлами вам уже малы — нужна система, которая помнит, кто, что и когда согласовал. И решается это не покупкой дорогой коробки, а внедрением бесплатной системы электронного документооборота — это СЭД open source под названием Mayan EDMS.
листайте вниз ↓
Когда общей папки уже недостаточно: боль растущей компании
Классика: сначала документы лежат в «Общей папке» на файловом сервере или в Яндекс.Диске, потом заводят подпапки по годам, потом по отделам — и всё равно через год никто не может быстро найти нужный договор с актуальной версией. У одного клиента, торговой компании на 30 человек, юрист тратил по два часа в день только на то, чтобы понять, какая версия допсоглашения финальная — их было семь штук с именами вроде «догово
Что это даёт бизнесу
- Согласование документа занимает часы, а не дни — маршрут идёт по цепочке, и следующий согласующий получает уведомление сразу, а не когда кто-то вспомнит переслать письмо (уведомления настраиваются на переходах рабочего процесса)
- Директор в любой момент видит, на каком этапе застрял договор и кто именно тормозит процесс — пропадает классическое «а я не видел», потому что в системе фиксируется факт просмотра и решения
- Экономия на лицензиях: Mayan EDMS распространяется бесплатно по лицензии Apache 2.0, вы платите только за внедрение, доработку и поддержку — не за количество рабочих мест, в отличие от 1С:Документооборота или ELMA365
- Поиск нужного документа по тексту, включая отсканированные бумаги — система прогоняет их через распознавание текста (OCR на базе Tesseract), и через полгода архив не превращается в кладбище безымянных PDF
- Права доступа по ролям исключают ситуацию, когда стажёр случайно открывает финансовую отчётность или увольняющийся сотрудник выгружает всю клиентскую базу перед уходом
- Версионность документов убирает споры «какая версия правильная» — система хранит всю историю правок с указанием, кто и когда менял файл
Как проходит внедрение
1
Аудит документооборота
1 день · Смотрим, какие типы документов у вас есть, кто и как их сейчас согласовывает, гд
2
Развёртывание сервера
1 день · Поднимаем Mayan EDMS в Docker-контейнерах (готовый docker-compose) на вашем серв
3
Настройка структуры и прав
1-2 дня · Заводим кабинеты (аналог папок с правами), типы документов, метаданные, группы п
4
Настройка маршрутов согласования
1-2 дня · Собираем рабочие процессы (workflows — конечные автоматы со статусами и перехода
5
Перенос архива и обучение
1 день · Загружаем существующие документы, настраиваем OCR для сканов, проводим короткое
Как это устроено
Рабочие места сотруд → VPN или локальная се → Сервер Mayan EDMS (D → PostgreSQL + Redis → Резервное копировани
Сколько стоит
от 60 000 ₽
В базовый пакет входит развёртывание сервера, настройка 2-3 маршрутов согласования, перенос части архива и обучение сотрудников. Итоговая цена зависит от числа пользователей, количества и сложности маршрутов, а также от того, нужен ли перенос большого исторического архива с OCR-распознаванием, — точная смета составляется после короткого аудита. Ежемесячная поддержка и сопровождение сервера обсуждаются отдельно, обычно от 5 000 ₽ в месяц.
Развернём за 4–6 дней
Оставьте заявку, и мы за 1-2 дня проведём бесплатный аудит вашего документооборота и покажем, как будет выглядеть система именно под ваши процессы.
Оставить заявку →itfresh.ru · IT-аутсорсинг · Москва